Panoramica e configurazione

Panoramica

Nota:

onOffice non fornisce consulenza legale vincolante. onOffice non cancella automaticamente i dati.
Il flusso di lavoro qui descritto si basa sul Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (GDPR).

Lo stato GDPR di un contatto memorizza se il GDPR si applica a tale contatto e quale preferenza (consenso o cancellazione) la persona ha espresso riguardo alla memorizzazione dei dati. Oltre alla richiesta, esistono motivi (tutela della provvigione) e obblighi (normativa fiscale, ecc.) che impongono di conservare i dati per un determinato periodo di tempo (campi “Salvataggio dati fino a” nei contatti).
Da tale desiderio e dai motivi/obblighi deriva lo stato del contatto ai sensi del GDPR, in base al quale è possibile intraprendere le misure necessarie.

Una volta completata la configurazione di base, le seguenti funzioni di onOffice enterprise edition ti aiuteranno a organizzare i tuoi contatti in base al loro stato GDPR.

Assistente per il consenso: Con un solo clic è possibile richiedere il consenso dell’interessato o dell’interessata alla memorizzazione dei propri dati. Allo stesso tempo gli vengono fornite le informazioni relative ai dati memorizzati. Entrambe le informazioni vengono salvate automaticamente nel tuo database.
Monitoraggio dei dati in tempo reale: Dopo l’archiviazione di un immobile, onOffice enterprise edition esegue una scansione di tutti i record relativi agli interessati ad esso collegati. Se un interessato non è collegato ad altri immobili attivi, viene impostato un “Salvataggio dati fino a”.
Widget GDPR: I widget a elenco nella dashboard offrono una panoramica di determinati stati relativi al GDPR e dei corrispondenti record di dati relativi ai contatti. Da qui è possibile eseguire le operazioni necessarie.

Configurazione

Affinché i nuovi contatti siano immediatamente pronti per il flusso di lavoro GDPR e sia possibile inviare comunicazioni ai contatti esistenti ai fini della conservazione dei dati, è necessario effettuare alcune impostazioni di base.

Impostazioni relative alle note generali sul salvataggio dei dati

Il modulo viene utilizzato nella procedura guidata per il consenso e, se attivata, nella funzione di completamento dati del contatto. Viene memorizzato insieme ai dati del destinatario nelle attività del record dei dati di contatto.

Accedi alle impostazioni di base tramite Extra >> Impostazioni >> Impostazioni di base e passa alla scheda “GDPR”. Controlla, correggi e completa i dati. A tal proposito, si prega di tenere conto delle disposizioni di legge vigenti; ad esempio, in Germania le aziende sono tenute a nominare un responsabile della protezione dei dati qualora più di 10 dipendenti siano coinvolti nel trattamento dei dati personali.

È disponibile un modello PDF adatto da utilizzare come base. È possibile inserire un proprio modello oppure utilizzare un modulo di segnalazione già pronto e personalizzato. Se sono stati creati dei gruppi, è possibile allegare un apposito modulo di segnalazione in formato PDF esterno.

Se utilizzi il modulo multilingue, puoi inserire tutti i testi in più lingue. A tal fine, utilizza il selettore di lingua nella barra delle azioni in basso. A tal proposito è determinante la lingua del contatto del destinatario.

In caso di dati mancanti in altre lingue, viene utilizzato come alternativa il testo nella lingua di sistema/principale.

“Salvataggio dati fino a” automatico

Quando si archivia un immobile, il sistema verifica tutti gli interessati associati; se il record del contatto non è presente come interessato in nessun altro immobile attivo, viene impostato il “Salvataggio dati fino a”. Sono esclusi anche i contatti che hanno acconsentito alla conservazione dei dati.

Accedi alle impostazioni di base “Extra >> Impostazioni >> Impostazioni di base, seleziona la scheda “Generale” e cerca la categoria “Funzioni GDPR”. Attiva la funzione per impostare il “Salvataggio dati fino a” e seleziona un periodo di tempo per il quale i dati dei contatti devono rimanere memorizzati al termine della fase di commercializzazione. Il filtro è opzionale e non è necessario selezionarlo nella prima fase.

Widget

È possibile aggiungere i widget come di consueto; la configurazione è spiegata nella sezione Widget della dashboard.

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