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Contatti
Panoramica e configurazione
Panoramica
Nota:
onOffice non fornisce consulenza legale vincolante. onOffice non cancella automaticamente i dati.
Il workflow qui descritto si basa sul Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’UE.
Lo stato GDPR di un contatto memorizza se il GDPR si applica al contatto e quale richiesta (consenso o cancellazione) di archiviazione ha indicato la persona. Oltre alla richiesta, vi sono motivi (tutela del compenso dell’intermediario) e obblighi (legge fiscale, ecc.) per conservare i dati per un certo periodo di tempo (campi “Salva fino a” nei contatti).
Lo stato GDPR del contatto risulta dalla richiesta e dai motivi/obblighi ed è quindi possibile adottare le misure necessarie.
Una volta completata la configurazione di base, le seguenti funzioni di onOffice enterprise edition ti aiuteranno a organizzare i toui contatti in conformità con il GDPR.
- Procedura guidata per il consenso: Con un solo clic è possibile richiedere il consenso dell’interessato alla memorizzazione dei propri dati. Allo stesso tempo, gli vengono fornite informazioni sui dati memorizzati. Entrambi vengono salvati automaticamente nel database.
- Monitoraggio dei dati durante il funzionamento in tempo reale: Dopo l’archiviazione di un immobile, onOffice enterprise edition esegue la scansione di tutti i record di dati degli interessati collegati. Se un interessato non è collegato ad altri immobili attivi, viene impostato un “Salva fino a data”.
- Widget GDPR: I widget della dashboard forniscono una panoramica di alcuni stati GDPR e dei corrispondenti record di dati del contatto. I passi necessari possono essere eseguiti tramite questo.
Configurazione
Sono necessarie alcune impostazioni di base affinché i nuovi contatti siano preparati direttamente per il flusso di lavoro GDPR e i contatti esistenti possano essere scritti per la memorizzazione dei dati.
Impostazioni per le istruzioni generali per il salvataggio dei dati
Il modulo viene utilizzato nella procedura guidata di consenso e, se attivato, nella compilazione del contatto. Viene memorizzato insieme ai dati del destinatario nelle attività del record di dati del contatto.
Richiamare le impostazioni di base Extra >> Impostazioni >> Impostazioni di base e passare alla scheda “GDPR”. Controllare, correggere e completare le informazioni. Osserva i requisiti legali vigenti, ad esempio le aziende in Germania devono nominare un responsabile della protezione dei dati se più di 10 dipendenti sono coinvolti nel trattamento dei dati personali.
Come base viene fornito un modello PDF adatto. È possibile integrare il proprio modello o utilizzare un modulo informativo completo e già pronto. Se sono stati creati dei gruppi , è possibile memorizzare un modulo di notifica PDF esterno corrispondente.
Se si utilizza il modulo multilingue , è possibile inserire tutti i testi in più lingue. A tale scopo, utilizzare il selettore della lingua nella barra delle azioni. In questo caso è decisiva la lingua del contatto del destinatario.
Se non ci sono voci in altre lingue, il testo nella lingua di sistema/principale viene usato come Fallback.
Salvataggio automatico alla data
Quando si archivia un immobile, il sistema controlla tutti gli interessati assegnati; se il record dei dati del contatto non esiste come interessato per nessun altro immobile attivo, viene impostato “Salva alla data”. Sono esclusi anche i contatti che hanno acconsentito alla memorizzazione dei dati.
Accedere alle impostazioni di base nella scheda “Generale” e cercare la categoria “Funzioni GDPR”. Attivare la funzione per l’impostazione del “salvataggio alla data” e selezionare un periodo per il quale i dati del contatto devono rimanere salvati dopo la fase di commercializzazione. Il filtro è facoltativo e non deve essere selezionato nella prima fase.
Widget
È possibile aggiungere i widget come di consueto; la configurazione è spiegata nei widget della dashboard .