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Contactos

Duplicados

Los duplicados en el registro de datos de contactos a veces son deseados y a veces no. Distinguimos dos casos. En primer lugar, ¿hay duplicados? Y en segundo lugar, la resolución de duplicados.

¿Duplicado potencial?

Al crear los registros de datos de contactos, se realiza una comprobación en enterprise y, si pudiera surgir un posible duplicado, se muestra un mensaje. A continuación, puede decidir “Crear el contacto de todos modos” o “Utilizar el contacto existente”.

Un duplicado se produce cuando hay varios registros de contactos “idénticos”. Por lo tanto, un duplicado no es el 2º ni el 3º. “Mismo” registro de contacto a uno existente, sino simplemente la existencia múltiple.

El criterio en este caso es una de las siguientes coincidencias con el registro creado:

  • Mismo nombre y apellido
  • El mismo nombre y apellido en los datos generales2
  • La misma calle y ciudad y el mismo apellido

Al confirmar el mensaje, se abre una ventana emergente con la lista de registros de contactos encontrados. Existe el control de duplicados simple y el control de duplicados ampliado. Con la comprobación ampliada de duplicados, se comprueban todos los contactos, independientemente del permiso de lectura; los detalles de los contactos no son visibles.

El caso de que la comprobación de duplicados simple o ampliada sea utilizada se establece a través de los ajustes básicos en Extras >> Ajustes >> Ajustes básicos >> Otros. Para activar la comprobación ampliada de duplicados, marque la opción “Comprobación de duplicados en todo el conjunto de datos”.

 

Buscar / resolver duplicados

Una base de datos de contactos existente puede contener duplicados. Hay que realizar una búsqueda de duplicados para encontrarlos y, en su caso, limpiarlos.

El resultado de la búsqueda se muestra en una ventana emergente.

Aquí también hay 2 casos, la búsqueda de duplicados para un registro de contactos específico y la búsqueda general de posibles duplicados en varios registros de contactos.

Desde la vista detallada de una base de datos de contactos, puede comprobar si hay un duplicado y qué otras bases de datos de contactos son “iguales” a través de la Barra de acciones >> Otras acciones >> Comprobación de duplicados.
La comprobación ampliada de duplicados busca en todos los registros de contactos independientemente del permiso de lectura, pero el resultado es el mismo que cuando se crean contactos. La disolución del duplicado NO es posible en este caso.

La búsqueda de posibles duplicados se puede hacer a través de Acciones >> Acciones de contacto >> Comprobación de duplicados , siempre que tenga el derecho de usuario de solicitar “La comprobación de duplicados”.
Sólo se comprueban los contactos para los que se tiene permiso de lectura, incluso en el caso de la comprobación ampliada de duplicados.

Resultado de la búsqueda

La vista comienza con el primer duplicado encontrado. Las flechas de avance y retroceso le llevan al siguiente o anterior duplicado encontrado.

Para cada duplicado encontrado, se enumeran todos los registros de contactos coincidentes. La función de lupa Icono de vista previa ofrece una vista previa, el conjunto de datos deseado lo puede hacer en una nueva ventana a través del icono de edición Icono Editar.

Excluir del control de duplicados

Los registros de datos de contactos individuales pueden ser excluidos de la búsqueda a través del “icono de desvinculación” Resolver la unidad. Puede reactivar estos registros para el control de duplicados en cualquier momento a través de la configuración del control de duplicados.

Nota:

Con la búsqueda ampliada de duplicados a partir de un registro de contactos, se buscan todos los registros de contactos y el resultado se muestra como al crear un contacto. La disolución del duplicado NO es posible en este caso.

Resolver los duplicados

Si la lista de resultados de la búsqueda de duplicados se parece a la siguiente imagen, también puede resolverla, es decir, combinar los contactos.

Resumen

En la columna “Mantener” se selecciona el contacto a la que se van a transferir los datos. Entonces no hay más botones de “Transferencia” en esta línea.

Nota:

Hay una transmisión directa. Esto NO puede ser revertido.

Las actividades, los criterios de búsqueda, los datos del contacto y los enlaces como “propiedad” u “propiedades en oferta” se pueden transferir al contacto seleccionado utilizando los distintos botones de transferencia.
ATENCIÓN: No se transfiere ninguna relación, sino que ésta debe actualizarse manualmente antes de eliminar el antiguo registro de datos.  
Después de la transferencia, el botón está inactivo porque los datos del registro se han eliminado.

Los registros de datos que ya no son necesarios pueden borrarse directamente mediante el símbolo de la papelera, si se dispone del derecho correspondiente.

Configuración

Se pueden configurar los criterios para cuando un contacto se considera un posible duplicado. Abra la configuración a través del símbolo de la llave Símbolo de la llave inglesa.

Nota:

Estos ajustes sólo se aplican a la búsqueda de uno (para la comprobación simple de duplicados) así como de varios registros de contactos. Sin embargo, no se aplican a la comprobación de duplicados al crear contactos.

Los criterios se aplican a todos los usuarios.