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Contactos
Duplicados
Los duplicados en el registro de datos de contactos a veces son deseados y a veces no. Distinguimos dos casos. En primer lugar, ¿Existen duplicados? Y en segundo lugar, la comprobación de duplicados.
¿Posible duplicado?
Al crear los registros de datos de contactos, se realiza una comprobación en onOffice enterprise y, si pudiera surgir un posible duplicado, se muestra un mensaje. A continuación, puedes decidir «Crear el contacto de todos modos» o «Utilizar el contacto existente».
Un duplicado se produce cuando hay varios registros de contactos «idénticos». Por lo tanto, un duplicado no es solo el segundo ni el tercer registro de contacto «idéntico» a uno existente, sino simplemente la existencia múltiple de la misma información.
Como criterio, se consideran las siguientes coincidencias con el registro creado:
- Mismo nombre y apellido
- El mismo nombre y apellido en los datos generales2
- La misma calle y ciudad y el mismo apellido
Al confirmar el mensaje, se abre una ventana emergente con la lista de registros de contactos encontrados. Existen dos tipos de verificación de duplicados: la comprobación de duplicados simple y la comprobación de duplicados ampliado. Con la comprobación ampliada de duplicados, se comprueban todos los contactos, independientemente del permiso de lectura; los detalles de los contactos no son visibles.
El caso de que la comprobación de duplicados simple o ampliada sea utilizada, se configura a través de los ajustes básicos en Para activar la comprobación ampliada de duplicados, marca la opción «Verificación de duplicados en todo el inventario de datos».
En la siguiente ventana emergente, aparecen los registros que podrían dar lugar a un duplicado. Utiliza la lupa para ver más detalles del registro.
Puedes seleccionar un registro existente y continuar trabajando con este registro de contacto. Los datos que ingresaste serán entonces “descartados”.
Si estás seguro de que no existe ningún duplicado o de que tal duplicado es intencional y deseas crear un nuevo contacto con los datos ingresados, por favor haz clic en «Conservar la base de datos».
La comprobación ampliada de duplicados también comprueba los contactos, a los que no tienes permiso de lectura. Sólo se muestran los datos del contacto, no está disponible la vista previa en forma de lupa. Haz clic en el número de cliente para abrir el registro de contacto.
Los registros para los que tienes permiso de lectura están marcados en verde, los registros para los que no tiene permiso aparecen en gris.
Para estos últimos, puedes solicitar el permiso de lectura al responsable del contacto haciendo clic en «Solicitar acceso» en el campo gris. El responsable del contacto recibe un correo electrónico con tu solicitud y los datos de contacto, y luego podrá autorizar el acceso.
Buscar / resolver duplicados
Una base de datos de contactos existente puede contener duplicados. Hay que realizar una búsqueda de duplicados para encontrarlos y, en su caso, limpiarlos.
El resultado de la búsqueda se muestra en una ventana emergente.
Aquí también hay 2 casos, la búsqueda de duplicados para un registro de contactos específico y la búsqueda general de posibles duplicados en varios registros de contactos.
Desde la vista detallada de una base de datos de contactos, puedes comprobar si hay un duplicado y qué otras bases de datos de contactos son «iguales» a través de la
La comprobación ampliada de duplicados busca en todos los registros de contactos independientemente del permiso de lectura, pero el resultado es el mismo que cuando se crean contactos. La disolución del duplicado NO es posible en este caso.
La búsqueda de posibles duplicados se puede hacer a través de , siempre que tenga el derecho de usuario de solicitar «La comprobación de duplicados».
Sólo se comprueban los contactos para los que se tiene permiso de lectura, incluso en el caso de la comprobación ampliada de duplicados.
Resultado de la búsqueda
La vista comienza con el primer duplicado encontrado. Las flechas de avance y retroceso le llevan al siguiente o anterior duplicado encontrado.
Para cada duplicado encontrado, se enumeran todos los registros de contactos coincidentes. La función de lupa 
ofrece una vista previa, el conjunto de datos deseado lo puede hacer en una nueva ventana a través del icono de edición 
.
Excluir del control de duplicados
Los registros de datos de contactos individuales pueden ser excluidos de la búsqueda a través del «icono de desvinculación» 
. Puedes reactivar estos registros para el control de duplicados en cualquier momento a través de la configuración del control de duplicados.
Nota:
Con la búsqueda ampliada de duplicados a partir de un registro de contacto, se buscan todos los registros de contactos y el resultado se muestra como al crear un contacto. La disolución del duplicado NO es posible en este caso.
Resolver los duplicados
Si la lista de resultados de la búsqueda de duplicados se parece a la siguiente imagen, también puedes resolverla, es decir, combinar los contactos.
Resumen
En la columna «retener» se selecciona la dirección a la que se deben transferir los datos. En esa fila ya no aparecerán botones de «Transferir».
Nota:
Hay una transmisión directa. Esto NO puede ser revertido.
Las actividades, los criterios de búsqueda, los datos del contacto y los enlaces como «propiedad» u «propiedades ofertadas» se pueden transferir al contacto seleccionado utilizando los distintos botones de transferencia.
ATENCIÓN: No se transfiere ninguna relación, sino que ésta debe actualizarse manualmente antes de eliminar el antiguo registro de datos.
Después de la transferencia, el botón está inactivo porque los datos del registro se han eliminado.
Los registros de datos que ya no son necesarios pueden borrarse directamente mediante el símbolo de la papelera, si se dispone del derecho correspondiente.
Se escribe una entrada de actividad en el registro de datos del contacto de destino para todas las acciones ejecutadas.
Configuración
Se pueden configurar los criterios para cuando un contacto se considera un posible duplicado. Abre la configuración a través del símbolo de la llave 
.
Nota:
Estos ajustes sólo se aplican a la búsqueda de uno (para la comprobación simple de duplicados) así como de varios registros de contactos. Sin embargo, no se aplican a la comprobación de duplicados al crear contactos.
Los criterios se aplican a todos los usuarios.