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Contatti
Duplicati
A volte è accettato che vi siano duplicati nel database dei contatti, altre volte invece no. Distinguiamo due casi. Da un lato: sono presenti dei duplicati? E dall’altro: la risoluzione dei duplicati.
Potenziale duplicato?
Durante la creazione dei record di contatto, in enterprise viene eseguito un controllo e, qualora dovesse verificarsi un possibile duplicato, viene visualizzato un messaggio. A questo punto è possibile scegliere se “creare comunque il contatto” oppure utilizzare “il contatto esistente”.
Si verifica un duplicato quando sono presenti più record di contatti “identici”. Un duplicato non è quindi semplicemente il 2° o il 3° record di contatto “uguale” rispetto a uno esistente, ma proprio la presenza multipla.
In questo caso, il criterio da considerare è una delle seguenti corrispondenze con il record di dati creato:
- Stesso nome e cognome
- Stesso nome e cognome nei dati anagrafici2
- stessa via, stesso paese e stesso cognome
Quando si conferma il messaggio, si apre una finestra pop-up con l’elenco dei record di contatto trovati. In questo contesto esistono il controllo semplice dei duplicati e il controllo avanzato dei duplicati. Nel controllo avanzato dei duplicati vengono verificati tutti i contatti, indipendentemente dal diritto di lettura; in questo caso i dettagli del contatto non sono visibili.
Se applicare il controllo semplice o avanzato dei duplicati si imposta nelle impostazioni di base in . Per attivare il controllo avanzato dei duplicati, seleziona la casella corrispondente all’impostazione “Controllo duplicati in tutto il database”.
Nella finestra pop-up che appare di seguito vengono visualizzati i record che potrebbero dare luogo a un duplicato. Cliccando sull’icona a forma di lente di ingrandimento è possibile visualizzare ulteriori dettagli del record.
È possibile selezionare un record già esistente e continuare a lavorare con quel record di contatto. I dati inseriti vengono quindi “scartati”.
Se è certo che non si tratti di un duplicato – o che non sia intenzionale – e che i dati appena inseriti debbano essere salvati come nuovo record di contatto, clicca su “Mantieni il nuovo record di dati”.
Con il controllo avanzato dei duplicati vengono verificati anche i contatti a cui non si ha accesso in lettura. Vengono elencati solo i dati contatto visualizzati; non è disponibile un’anteprima ingrandita. Cliccando sul numero cliente è possibile aprire la scheda con i dati anagrafici..
I record per i quali si dispone del diritto di lettura sono evidenziati in verde, mentre i record di contatto per i quali non si dispone di tale diritto sono evidenziati in grigio.
Per questi ultimi è possibile richiedere il diritto di lettura al referente del contatto tramite l’opzione “Richiedi accesso” nel campo grigio. Il referente del contatto riceverà un’Email contenente la tua richiesta e i tuoi dati di contatto e potrà quindi autorizzare l’accesso.
Cerca / elimina i duplicati
Un database di contatti esistente può contenere duplicati. Per individuarli ed eventualmente eliminarli, è necessario eseguire una ricerca dei duplicati.
Il risultato della ricerca viene visualizzato in una finestra pop-up.
Anche in questo caso si distinguono due casi: la ricerca di duplicati relativi a un determinato record di contatto e la ricerca generale di possibili duplicati tra più record di contatto.
Dalla vista dettagliata di un record di contatto, tramite è possibile verificare se esiste un duplicato e quali altri record di contatto sono “uguali”.
Il controllo avanzato dei duplicati esegue una ricerca in tutti i record anagrafici indipendentemente dai diritti di lettura; il risultato, tuttavia, è simile a quello visualizzato durante la creazione dei contatti. In questo caso NON è possibile eliminare la duplicazione.
È possibile avviare la ricerca di eventuali duplicati tramite , a condizione che si disponga del diritto utente “Apri controllo duplicatii” .
In questo caso vengono controllati solo i contatti per i quali si dispone del diritto di lettura, anche nel caso del controllo avanzato dei duplicati.
Risultati della ricerca
La visualizzazione inizia con il primo duplicato trovato. Con le frecce avanti e indietro si passa al duplicato successivo o precedente.
Per ogni duplicato individuato, vengono elencati tutti i record anagrafici corrispondenti. La funzione “Lente d’ingrandimento” 
offre un’anteprima; tramite l’icona “Modifica” 
è possibile aprire il record desiderato in una nuova finestra.
Esclusione dal controllo dei duplicati
Tramite l’icona “Scollega” 
è possibile escludere dalla ricerca singoli record di contatto. È possibile riattivare in qualsiasi momento questi record per il controllo dei duplicati tramite le impostazioni del controllo dei duplicati .
Nota:
Nella ricerca avanzata dei duplicati a partire da un record di contatto, vengono esaminati tutti i record anagrafici e il risultato viene visualizzato come quando si crea un nuovo contatto. In questo caso NON è possibile eliminare la duplicazione.
Risoluzione dei duplicati
Se l’elenco dei risultati della ricerca duplicati si presenta come nell’immagine seguente, è possibile risolverli, ovvero unire i contatti.
Unisci
Nella colonna “Mantieni” viene selezionato il contatto in cui trasferire i dati. In questa riga non sono più presenti i “pulsanti di trasferimento”.
Nota:
La trasmissione avviene immediatamente. Questa operazione NON può essere annullata.
Tramite i vari pulsanti di trasferimento è possibile trasferire al contatto selezionato le attività, i criteri di ricerca, i dati del contatto e i collegamenti come “proprietà” o “immobili offerti”.
ATTENZIONE: Le relazioni non vengono trasferite; è necessario aggiornarle manualmente prima di eliminare il vecchio record.
Dopo il trasferimento, il pulsante risulta inattivo, poiché i dati sono stati rimossi dal record.
Tramite l’icona del cestino è possibile cancellare direttamente i record non più necessari, purché si disponga dell’autorizzazione necessaria.
Per tutte le azioni eseguite viene registrata una voce di attività nel record di contatto di destinazione.
Configurazione
In questo caso è possibile configurare i criteri in base ai quali un contatto viene considerato un possibile duplicato. Cliccando sull’icona della chiave inglese 
si apre la configurazione.
Nota:
Queste impostazioni si applicano solo alla ricerca su un singolo record di dati (per un semplice controllo dei duplicati) o su più record di dati. Tuttavia, queste regole non si applicano al controllo dei duplicati durante la creazione di contatti.
I criteri si applicano a tutti gli utenti.