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Paso a paso
Mantenimiento del registro de contactos
¿Tienes varios miles de contactos en tu base de datos y no estás seguro de qué criterios de búsqueda siguen estando actualizados? ¿Además, faltan datos importantes en muchos registros de criterios de búsqueda?
Para ello, onOffice ha desarrollado un sistema de formulario de actualización del contacto. Envías de una sola vez un mail masivo a todos los registros de clientes potenciales y pides a tus clientes que comprueben si los datos están actualizados y los actualicen si es necesario. Tus clientes introducen estos datos en un formulario y hacen clic en «Enviar». Los datos introducidos se guardarán automáticamente en tu base de datos. Recibes un correo electrónico con la información de que el cliente potencial ha completado los datos.
Puedes decidir si el cliente potencial debe completar sus criterios de búsqueda, sus datos de contacto o ambos. A continuación se describen las distintas etapas.
Filtrar a los clientes
Antes de enviar el correo electrónico con el formulario de actualización del contacto, debes seleccionar los clientes a los que debe ir el correo electrónico. Para ello, puedes crear un filtro de contactos que sólo seleccione los contactos que coincidan con los criterios deseados.
Como ejemplo, tomamos contactos de posibles inquilinos en Madrid que aún no han introducido ningún criterio de búsqueda.
Para ello creamos un filtro de contactos (vista de lista de contactos ): Editar filtro), «Tipo de filtro: Filtro simple» con los siguientes criterios:
- Tipo de contacto: Cliente potencial Alquiler
- Lugar Madrid
- Criterios de búsqueda Casilla de verificación – sin criterios de búsqueda
Haz clic en el botón «Filtrar» de la barra de acciones, con lo que los criterios se introducirán en el cuadro «Filtro actual». Guarda ahora el filtro de registros de contactos en «Guardar nuevo filtro» y asigna un nombre al filtro. En «Acceso» puedes determinar si solo tú puedes ver este filtro, si pueden verlo tus compañeros del grupo o si todos pueden verlo y utilizarlo.
En el ejemplo hemos elegido un «Filtro público», ya que también puede ser utilizado por todos los demás empleados.
Por supuesto, también puedes filtrar de forma específica según determinados criterios de búsqueda. Para ello, deja desmarcada la casilla «sin criterios de búsqueda» e introduce determinados criterios en los campos indicados.
Abre de nuevo el módulo de contactos mediante el icono del módulo; el filtro que acabas de crear ya estará configurado.
A continuación, puedes escribir un correo electrónico utilizando este filtro.
Mantenimiento del registro de contactos mediante plantillas de correo electrónico
Ahora se puede enviar un correo electrónico a todos los registros de contactos que cumplen con el filtro. Puedes hacerlo, por ejemplo, enviando un mail masivo. onOffice ha preparado plantillas de correo electrónico para la actualización de contactos. Puedes encontrarlas al escribir un correo electrónico, en «Plantillas >> General – Diseño HTML». Puedes elegir entre 3 variantes diferentes de plantillas
- Completar los datos de contacto
- Completar datos de contacto + criterios de búsqueda
- Completar los criterios de búsqueda
Ejemplo:
Como ejemplo, tomemos el filtro de contactos que acabamos de crear y la plantilla «Completar datos de contacto + criterios de búsqueda».
- Abre un nuevo correo electrónico
- Selecciona correo masivo
- Selecciona nuevo filtro de contactos
- Selecciona la plantilla
Si lo deseas, también puedes añadir archivos adjuntos. Comprueba la vista previa del correo electrónico antes de enviarlo.
Crea tus propias plantillas de correo electrónico
Si no te gustan nuestras plantillas de correo electrónico, puedes adaptarlas o crear tu propia plantilla. Puedes insertar en ella la macro para el formulario de actualización del contacto «_Adr_Vervollstaendigung(x,y,z,bemerkung, newsletter, agb, kontakt, E-Mail, autoexpose)»
Encontrarás aquí una explicación más detallada sobre cómo trabajar con macros y cómo crear plantillas.
Recibir un correo electrónico con el formulario de actualización del contacto
Una vez que hayas enviado el correo electrónico, seguramente también querrás saber qué recibirá tu contacto
Por un lado, tu contacto recibe este correo electrónico:
Y en cuanto hace clic en el enlace del correo electrónico, se abre el siguiente formulario para que lo rellene. Esto puede variar de un cliente a otro, dependiendo de la configuración en la administración:
Una vez guardada, la información se actualiza directamente en el registro de contacto.
Crear un correo electrónico sin correo de serie
Si quieres escribir un correo electrónico sin crear un correo masivo, también puedes seleccionar en la lista de direcciones los contactos a los que quieres enviar un correo. Para hacerlo, marca las casillas de verificación de los contactos correspondientes en la lista de direcciones y, en la barra de acciones de direcciones, haz clic en
:
A continuación, puedes escribir un correo electrónico a “Destinatarios separados”, en el que también puedes utilizar una de nuestras plantillas o una plantilla creada por ti.
