Sincronizzazione onOffice tramite memotoo

La sincronizzazione automatica in generale, la direzione di sincronizzazione dei dati e altre impostazioni sono definite nelle impostazioni utente .

Qui spieghiamo come avviene la sincronizzazione, cosa viene sincronizzato e cosa succede quando i dati vengono cancellati.

Come si sincronizza?

Apri il pop-up Sincronizzazione di onOffice tramite il menu Azioni >> Sincronizzazione .

Si può decidere se sincronizzare automaticamente o manualmente. È possibile specificarlo nelle impostazioni dell’ utente Sync alla voce “Sincronizzazione automatica”.

La sincronizzazione automatica è standard. È possibile disattivare la funzione automatica o escludere dalla sincronizzazione un’area che non deve essere sincronizzata automaticamente nelle impostazioni utente alla voce “Direzione di sincronizzazione”.

Per la sincronizzazione manuale, cliccare una volta sull’unità interessata per avviare il processo di sincronizzazione. In alternativa, cliccare su “Sincronizza tutto” per sincronizzare le unità attivate.

La sincronizzazione è stata completata con successo quando un segno di spunta grigio appare davanti alla rispettiva unità. Cliccare sul pulsante “Chiudi” per chiudere il pop-up.

Sincronizzazione per altri utenti

Con il diritto dell’utente “Sincronizzazione Memotoo per altri utenti”, è possibile controllare anche la sincronizzazione di OnOffice per altri utenti. A tal fine, selezionare l’utente nel campo “Account da sincronizzare”.

Il diritto dell’utente “Imposta sincronizzazione onOffice in contatti per altri utenti” consente di eseguire un aggiornamento di massa limitato per altri utenti. A tal fine, attivare o disattivare la spunta di sincronizzazione in contatti per altri utenti tramite l’aggiornamento di massa. Per ulteriori informazioni su sincronizzazione per gli altri , consultare il sito.

Limiti

Per ogni sincronizzazione vengono sincronizzati al massimo 500 contatti. Se hai più contatti, appuntamenti o attività, avvia il processo di sincronizzazione più volte.

Errore di sincronizzazione

Se una sincronizzazione contiene errori, viene segnalato da una nota. In questo caso, ti preghiamo di inviarci la data e l’ora della sincronizzazione e di comunicarci cosa volevi sincronizzare e dove si è verificato l’errore.

Se la sincronizzazione automatica è fallita per cinque volte di seguito, non verranno effettuati altri tentativi di sincronizzazione automatica. In questo caso, è possibile riavviare la sincronizzazione automatica tramite il pop-up di sincronizzazione.

Che cos’è la sincronizzazione?

Contatti, appuntamenti e attività possono essere sincronizzati da onOffice.

Contatti

Vengono sincronizzati da onOffice solo i contatti per i quali è attiva la casella di controllo “Sincronizzazione onOffice”. La casella di controllo si trova nei dettagli del contatto nella categoria “Amministrazione”.

Se non vedi questo campo e questa casella di controllo, devi prima attivarlo nell’ amministrazione .

Con l’aggiornamento di massa, è possibile attivare diversi contatti per la sincronizzazione in una sola volta. Limitare preventivamente la visualizzazione dell’elenco nel modulo contatti utilizzando un filtro o una lista di lavoro, in modo da elencare solo i contatti da modificare. È possibile avviare l’aggiornamento di massa tramite Azioni >> Aggiornamento di massa >> contatti.

Si consiglia di assegnare sempre i numeri di telefono, di fax e gli indirizzi email a un tipo di contatto (aziendale/privato).

Appuntamenti

Affinché un appuntamento possa essere sincronizzato, devi essere inserito come utente nell’appuntamento corrispondente in onOffice. Se il tuo utente è assegnato a un gruppo, onOffice lo riconosce anche come appuntamento. Gli appuntamenti individuali e in serie sono sincronizzati. Casi particolari come “Ogni 3 lunedì del mese” non possono essere sincronizzati e vengono quindi ignorati.

Compiti

Affinché un compito sia sincronizzato, il tuo nome deve essere presente nel campo Responsabilità del compito onOffice.

La cancellazione dei dati

Ad esempio, se si elimina un contatto in Microsoft Outlook e lo si sincronizza con onOffice, il contatto non verrà eliminato in onOffice, ma la spunta “sincronizzazione onOffice” verrà rimossa dal record dei dati del contatto. Un appuntamento viene impostato come “Annullato” durante la sincronizzazione in onOffice enterprise e non viene cancellato.

Si tratta di una misura di sicurezza per evitare di cancellare accidentalmente dati e collegamenti in onOffice.

Cancellare i dati

Se vuoi cancellare definitivamente i dati, devi sempre farlo prima in onOffice enterprise edition e poi sincronizzare. IMPORTANTE: Se si vuole cancellare un contatto, quando si cancella in onOffice enterprise edition si deve impostare la “spunta di sincronizzazione”, in modo che la voce venga cancellata anche nella rubrica.

Se il modulo aggiuntivo sincronizzazione onOffice è stato attivato, riceverai i tuoi dati di accesso personali per email. Utilizzali per la configurazione sul tuo telefono Android come segue.

Per prima cosa apri le “Impostazioni” del tuo telefono Android. Selezionare “Account”.

Una volta arrivato lì, clicca su “Aggiungi account”.

Il tipo di account da selezionare ora è “Exchange ActiveSync”.

Dovrai quindi inserire i dati dell’account Memotoo che hai ricevuto via email.

Cliccare su “Avanti” e specificare quali dati devono essere sincronizzati e con quale frequenza. Per la Frequenza, selezionare “Automatico (Push)” e, se necessario, in base alla selezione effettuata in contatti, calendario e compiti.

L’impostazione si completa con l’assegnazione di un nome di account, che ha solo scopo informativo (per la selezione dell’agenda o della rubrica).

L’installazione è ora completa. D’ora in poi, i contatti e gli appuntamenti vengono assegnati all’account quando vengono creati e sono quindi sincronizzati. L’ultimo account selezionato viene inizialmente proposto nella finestra di dialogo.

Se il modulo aggiuntivo sincronizzazione onOffice è stato attivato, riceverai i tuoi dati di accesso personali per email. Utilizzali per la configurazione dell’iPhone come segue:

Apple a volte modifica le impostazioni di “Mail, Contatti, Calendario”, in iOS 13 e 14 si trovano sotto Mail, nelle versioni precedenti ci sono altri punti nelle impostazioni.

Per prima cosa apri le “Impostazioni” del tuo iPhone. Selezionare “Mail e poi Account”.

Una volta arrivato lì, clicca su “Aggiungi account”.

Il tipo di account da selezionare ora è “Exchange”.

Dovrai quindi inserire i dati dell’account Memotoo che hai ricevuto via email.

Ora seleziona “Configurare manualmente”

Dopo un altro clic su “Avanti”, verrà chiesto di inserire la password.

Inserire qui gli altri dati.

Infine, selezionare le funzioni desiderate da sincronizzare:

• Contatti
• Appuntamenti
• Compiti

Le email non possono essere sincronizzate.

L’installazione è ora completa.

Quando si inseriscono gli appuntamenti, assicurarsi di utilizzare il calendario/account corretto (l’account Memotoo Sync) e la rubrica corrispondente.

È meglio impostare l’account di sincronizzazione come predefinito sia per il calendario che per la rubrica. Questo viene fatto di nuovo nelle impostazioni dell’iPhone in Impostazioni >> Calendario >> Calendario predefinito.