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Impostazioni
Diritti
Informazioni generali
Quali contatti, immobili o attività può/deve visualizzare ciascun utente?
Non sempre tutti gli utenti devono poter visualizzare tutto; pertanto, in onOffice enterprise edition è possibile impostare i diritti di accesso degli utenti, sia a livello generale che individualmente per ogni singolo record. In questo caso, i diritti relativi a ciascun record di dati hanno la precedenza sui diritti dell’utente.
Naturalmente, solo gli utenti che dispongono di il diritto utente corrispondente possono limitare o ampliare i diritti.
Diritti utente
Nei diritti utente è possibile definire, per ogni utente, quali diritti ha su determinati moduli (ad es. contatti) o sezioni (ad es. leggere le Email nelle attività).
In genere è possibile scegliere tra i permessi «Tutti / Gruppo di lavoro / Solo i propri / Nessuno». Il gruppo ufficio è disponibile solo con il modulo aggiuntivo Gruppi.
L’assegnazione di questi diritti può essere gestita in modo ancora più dettagliato: tramite i diritti avanzati. Ad esempio, un utente può ottenere, oltre che sui propri immobili, anche l’accesso agli immobili dell’utente XY.
Diritti per ogni record
In quasi tutti i record è possibile accedere ai diritti sui record tramite la barra delle azioni (di solito ) e da lì ampliare o limitare i diritti per utenti/gruppi.
Gestione dei diritti
I diritti possono essere configurati in modo molto preciso, ma impostare o modificare i diversi diritti per ogni utente può rivelarsi un’operazione molto dispendiosa in termini di tempo.
Consigliamo quindi di gestire e assegnare i diritti utente tramite Modelli di diritti; anche i gruppi rappresentano un’opzione per strutturare i diritti. In questo modo è possibile apportare modifiche ai diritti in modo semplice e veloce.
In linea generale, l’assegnazione di diritti individuali per ogni singolo record complica la gestione dei diritti e dovrebbe essere effettuata solo in casi specifici
È possibile impostare i diritti per singolo record su più record tramite un aggiornamento di massa; ti preghiamo di pianificarlo con attenzione.
Inoltre, esiste anche una gestione dei diritti semplificata, che non presenta il simbolo del lucchetto
in alto a destra nelle singole categorie. In questo caso non sono possibili diritti a livello di record né diritti utente avanzati. Una breve descrizione della gestione semplificata dei diritti riporta solo i diritti utente che presentano delle differenze.
Di seguito sono riportati i dettagli relativi ai diritti utente avanzati, i diritti per singolo record e, a seguire, l’elenco delle categorie dei diritti utente con una breve descrizione.
Video – Diritti utente
Diritti avanzati nella scheda “Diritti” di un utente
I diritti fondamentali assegnati nel campo di selezione si riferiscono sempre al referente del record. A seconda della portata dei moduli aggiuntivi, sono possibili: Nessuno, proprio, gruppo di uffici, gruppo regionale, Tutti. Con l’assegnazione di diritti estesi tramite l’icona del lucchetto si aggiunge anche il livello “individuale”.
Cliccando sull’icona a forma di lucchetto si apre la finestra a comparsa dei diritti avanzati.
Si apre la finestra pop-up con i diritti avanzati. In essa sono elencati tutti gli utenti e i gruppi presenti. Ora è possibile assegnare i diritti di lettura e scrittura. Dopo il salvataggio, qualsiasi modifica apportata ai diritti viene indicata da un simbolo a forma di asterisco. Cliccando sull’icona a forma di stella, la modifica viene annullata.
Esempio: L’utente “Max Adam” può visualizzare solo i propri contatti, ovvero solo quelli in cui è registrato come referente. Tramite le impostazioni relative ai record di dati, è ora possibile specificare nei diritti utente che l’utente può visualizzare anche i contatti dell’utente “Gabi Fröhlich”. In sintesi, può quindi visualizzare e aprire tutti i record di contatto in cui è indicato come referente lui stesso o l’utente “Gabi Fröhlich”.
Tramite , un amministratore può ripristinare tutti i diritti sui record modificati nei singoli record. Ciò significa che tutti i record (contatti, immobili…) vengono controllati e che eventuali diritti associati ai record per l’utente corrente vengono cancellati. In questo modo vengono eliminati solo i diritti relativi ai record e non le autorizzazioni presenti nella scheda “Diritti” dell’utente.
Diritti avanzati in un record
Assegnazione dei diritti
In un singolo record di dati – in cui l’amministratore è l’utente 3 – è possibile, grazie ai diritti avanzati, assegnare diritti in modo mirato anche a singoli utenti o gruppi. I diritti estesi vengono assegnati tramite oppure, se si utilizzano i timbri dei diritti sui record, tramite .
È possibile utilizzare la gestione dei diritti sui record nelle rispettive viste dettagliate di immobili, contatti, attività, progetti, appuntamenti e processi.
Si apre la finestra pop-up con i diritti avanzati. In esso sono elencati tutti gli utenti e i gruppi presenti. Ora è possibile assegnare i diritti di lettura e scrittura. Dopo il salvataggio, qualsiasi modifica apportata ai diritti viene segnalata da un simbolo a forma di asterisco. Cliccando sull’icona a forma di stella, la modifica viene annullata.
Esempio: L’utente “Max Adam” fa parte del gruppo “Aachen” ed è il responsabile del record di contatto. Inoltre, gli vengono concessi i diritti di lettura sui record di contatto del gruppo “Immobili commerciali”.
Visualizza e modifica i diritti esistenti
È possibile verificare quali diritti siano stati assegnati o siano attivi per ogni singolo record. A tal fine, si prega di aprire il record e selezionare . Nella finestra pop-up seleziona ora l’utente desiderato e ti verranno mostrati i diritti di cui dispone quel record. Se i diritti generali dell’utente relativi a questo record sono stati modificati tramite i diritti del record, in quel punto viene visualizzato un asterisco. Cliccando sull’icona a forma di stella, la modifica verrà annullata.
Non dimenticare di salvare.
Timbro dei diritti sui record
Con il timbro dei diritti sui record è possibile impostare una determinata configurazione di diritti in diversi record tramite il menu a comparsa dei diritti sui record.
Ciò è possibile in tutti i punti in cui compare il timbro dei diritti sul record nel popup dei diritti sul record oppure nella voce della barra delle azioni relativa ai diritti sul record, in cui compare un menu a tendina con i timbri dei diritti sul record disponibili.
I timbri relativi ai diritti sui record sono disponibili solo per gli utenti in possesso del diritto utente “Estendere e limitare i diritti sui record” .
Creare e gestire i timbri dei diritti sui record
I timbri relativi ai diritti sui record vengono creati e gestiti nella finestra a comparsa “Diritti sui record”. A tal fine, per ogni utente viene mantenuto un elenco dedicato di timbri.
È possibile salvare la selezione dei diritti attualmente disponibile in un’etichetta, inserendo un nome nel campo e cliccando sull’icona del dischetto 
per salvare.
Quando si seleziona un timbro, è possibile modificare i diritti impostati e salvare nuovamente il timbro, oppure eliminarlo tramite l’icona del cestino 
.
Selezionando un timbro, le impostazioni relative ai diritti vengono inserite nella finestra pop-up, ma non vengono ancora salvate; per farlo, è necessario salvare i diritti nella finestra pop-up “Diritti del record”.
Applicare il timbro dei diritti sui record
È possibile applicare il timbro relativo ai diritti sui set di dati in due punti.
Nella finestra pop-up “Diritti sui record”, selezionare il timbro desiderato e salvare le nuove impostazioni cliccando sul pulsante “Salva”. Dopo aver riaperto la finestra pop-up dei diritti sui record, verranno visualizzati i diritti impostati e il simbolo dell’asterisco 
accanto ai diritti modificati.
L’altra opzione è disponibile direttamente nel record stesso tramite la voce nella barra delle azioni, solitamente .
In quella sezione, la voce “Diritti sui record” viene integrata con l’elenco dei timbri disponibili. È possibile selezionare e apporre direttamente un timbro.
Un timbro dei diritti sui record assegna i diritti specificati nel timbro solo agli utenti e ai gruppi qui indicati; a tutti gli altri utenti/gruppi vengono revocati tali diritti.
In questo modo, anche dopo aver cambiato gruppo, l’utente continua a disporre dei diritti che gli sono stati assegnati.
Attenzione, una volta impostato, il timbro di autorizzazione dei dati non può essere semplicemente annullato.
A tal fine, è necessario rimuovere tutte le voci individuali tramite il timbro, ovvero cliccare su tutti i simboli a forma di stella per tutti gli utenti.
Aggiornamento in massa dei diritti relativi ai record
È possibile modificare i diritti relativi a più record; per le istruzioni al riguardo, consultare qui .Modello utente
I modelli utente offrono la possibilità di assegnare una serie di diritti predefiniti ai diversi ruoli utente, anziché assegnarli manualmente.È possibile creare, modificare e gestire i modelli utente al seguente link.
Assegnazione dei diritti al gruppo di uffici e al gruppo regionale
Se si utilizza il modulo Gruppi e l’utente fa parte di un gruppo di uffici che appartiene a un gruppo regionale, nella maggior parte dei selettori è possibile impostare se tale utente possa visualizzare i dati del gruppo di uffici o del gruppo regionale. Se per alcuni diritti è stata impostata l’opzione “Gruppo regionale” e si rimuove il gruppo di ufficio dal gruppo regionale, i diritti verranno declassati al livello del diritto “Gruppo di ufficio”.
Elenco dei diritti di un utente
Gestione contatti
Nella sezione “Gestione dei diritti” relativa alla gestione dei contatti è possibile impostare quali contatti è possibile leggere, modificare o cancellare. Inoltre, sono disponibili alcune ulteriori impostazioni relative alla gestione dei contatti, ad esempio se il numero cliente debba essere modificabile.
Tracciamento degli immobili
Criteri di ricerca
Nelle impostazioni dei diritti relative ai criteri di ricerca è possibile scegliere per quali criteri di ricerca si dispone dei diritti di lettura, scrittura e cancellazione.
Se si seleziona la casella “Diritti di lettura/scrittura sui criteri di ricerca esistenti nei propri record”, nei record di contatti di cui l’utente in questione è responsabile, le altre impostazioni relative ai diritti per i criteri di ricerca vengono ignorate e l’utente dispone sempre di diritti di lettura e scrittura su tali record.
Grazie al diritto “Creazione di nuovi criteri di ricerca senza diritto di scrittura sul contatto”, è possibile creare criteri di ricerca anche in contatti sui quali l’utente non dispone di diritti di scrittura.
Gestione compiti
Nelle impostazioni dei diritti relative alla gestione delle attività è possibile scegliere quali attività si possono visualizzare e se si ha il permesso di eliminare singole attività.
Gestione progetti
Nelle impostazioni dei diritti relative alla gestione dei progetti è possibile scegliere quali diritti di lettura, scrittura e cancellazione si desidera assegnare ai progetti. In questo modo puoi scegliere se tu o l’utente per il quale stai modificando i diritti possiate modificare solo i propri progetti o tutti i progetti.
Promemoria
Specificare quali promemoria un utente è autorizzato a visualizzare.
Gestione appuntamenti
Qui è possibile impostare quali appuntamenti l’utente può visualizzare, modificare o eliminare. Inoltre, i diritti possono essere estesi agli appuntamenti creati dall’utente stesso. Puoi anche decidere se consentire la visualizzazione dello stato di avanzamento dell’appuntamento.
Tracciamento dell’orario di lavoro
Nella categoria “Registrazione delle ore di lavoro” è possibile impostare se l’utente è autorizzato a visualizzare e modificare la registrazione delle ore di lavoro di altri utenti.
Inoltre, è possibile stabilire se l’utente abbia il diritto di inserire o cancellare un periodo di chiusura dell’azienda, oppure di modificare o cancellare le date delle ferie di altri utenti.
Il diritto “Visualizza stato ore di lavoro” determina se l’utente può visualizzare la voce di menu “Stato ore di lavoro” nel menu “Statistiche”. Qui è possibile visualizzare informazioni sul lavoro in corso e sugli orari di lavoro di tutti gli utenti, come ad esempio l’inizio del turno, le pause, gli appuntamenti in programma e le attività da svolgere.
Tramite il selettore “Orari di lavoro visibili” è possibile impostare quali orari di lavoro sono visibili all’utente.
Diritti relativi ai record
Chi è autorizzato a visualizzare o modificare i diritti relativi ai record? Questo aspetto è regolato dalla categoria dei diritti utente “Diritti sui record”.
Servizi interni (a pagamento)
Qui è possibile stabilire, per ogni utente, se questi possa utilizzare il credito (ad es. SMS) tramite l’account generale oppure se debba creare un proprio account personale. Per impostazione predefinita, questa opzione è impostata su “Account cliente”. Per ulteriori informazioni su come creare un account utente personalizzato, clicca qui .
Marketplace – servizi esterni
In questa categoria è possibile specificare tramite quale account Marketplace (account cliente/di gruppo/utente) verranno fatturati i servizi dei vari fornitori. Se è selezionata l’opzione “Nessun account”, è possibile utilizzare solo alcuni servizi gratuiti senza un account di fatturazione.
Inoltre, è possibile impostare quali fornitori l’utente è autorizzato a utilizzare.
Statistiche sui dipendenti
Per le statistiche sui dipendenti/statistiche, qui è possibile specificare se sia consentito visualizzare solo le proprie, quelle del gruppo di ufficio o tutte.
Statistiche
- Opzione “Statistiche visibili”
Le statistiche analizzano i record di dati a cui l’utente ha accesso. Qui è possibile specificare i record che l’utente è autorizzato a utilizzare per l’analisi, in base al responsabile di riferimento. INOLTRE , l’utente deve disporre anche dei diritti di lettura sui singoli record. - Opzione “Gestione statistiche”
Questa opzione consente di stabilire per chi l’utente può creare modelli di statistica. - Opzione “Configurazione condivisa”
Tramite questo selettore è possibile assegnare all’utente selezionato le configurazioni delle schede statistiche salvate da te. Questo viene visualizzato nella prima scheda.
Registrazione/Statistiche
In questa categoria è possibile specificare quali record visualizzati di recente l’utente può visualizzare. Di norma, l’impostazione predefinita prevede che l’utente possa visualizzare solo i propri record. Inoltre, sono disponibili i record di dati del gruppo ufficio/regione e tutti gli altri.
Descrizione dei diritti
Qui hai la possibilità di fornire una spiegazione del motivo per cui a questo utente sono stati assegnati i relativi diritti.
Fatture
Imposta qui i diritti utente per il modulo di fatturazione.- Attivazione delle fatture: Tramite la funzione “Attiva le fatture”, l’utente può attivare la fatturazione per i contatti. Senza tale autorizzazione, il campo “Rilasciare la fattura” è disabilitato; inoltre, in caso di modifica dei dati rilevanti per la fatturazione da parte di un utente in possesso di tale autorizzazione, non viene assegnato alcun compito al gruppo o all’utente specificato in Impostazioni di base >> Fatturazione alla voce “Responsabilità autorizzazione fattura”.
- Modifica il numero del contatore documenti/ricevute: I numeri delle fatture e delle note di credito possono essere modificati nelle impostazioni di base. Si prega di tenere presente che, al momento dell’emissione delle fatture, è necessario attenersi ai principi relativi alla corretta tenuta e conservazione di libri contabili, registrazioni e documenti in formato elettronico, nonché all’accesso ai dati (in breve: GoBD). Queste prevedono, tra l’altro, l’obbligo di utilizzare una numerazione progressiva delle fatture. La preghiamo di tenerne conto nell’attribuzione di tale diritto.
- Gestione articoli: Autorizzazione per accedere alla gestione degli articoli in Fatturazione >> Articoli.
- Archiviare le ricevute
- Gestire le ricevute
- Gestisci le registrazioni
Immobili
Cronologia/Attività
Oltre alla visualizzazione delle voci, stabilisci se e quando l’utente è autorizzato a cancellarle o modificarle. Allo stesso modo, è possibile impostare i diritti di lettura per le “Email nelle attività”.
Con la funzione “Attività prenotazione in blocco” è possibile creare voci per più record nella sezione Ricerca immobili / Interessati .
Impostando l’opzione “Segna Email come private”, le attività relative alle Email generate saranno visibili solo agli utenti che hanno accesso alla casella di posta del mittente o del destinatario. Nella finestra di composizione Email compare quindi l’icona di un lucchetto a sinistra di “Salva come bozza”. Attivando questa opzione, l’Email verrà contrassegnata come privata.
Word/Modelli di Email/File
Qui è possibile mettere a disposizione dell’utente la gestione dei modelli. Tramite “Accesso alla lista delle macro individuali” è possibile concedere all’utente l’accesso all’ elenco delle macro individuali.
Altri moduli
In questa sezione è possibile stabilire se l’utente possa o meno utilizzare gli altri moduli. In Messenger è inoltre possibile impostare se l’utente possa eliminare le conversazioni. Se hai attivato la funzione di sincronizzazione, qui troverai una spiegazione .
Se il diritto utente “impostare onOffice-Sync nei contatti per gli altri utenti” è attivo, l’utente può attivare la sincronizzazione dei contatti anche per altri utenti dalla sezione “Azioni >> Aggiornamento di massa >> Contatti >> onOffice Sync”.
Il modulo WhatsApp offre la possibilità di aprire “WhatsApp Web” direttamente da un contatto compreso il contatto di destinazione e il messaggio, tramite un link URL e, se lo si desidera, di inviare brochure. Inoltre, tramite la finestra pop-up degli appuntamenti è possibile inviare conferme degli appuntamenti tramite “WhatsApp Web”.
Esportazione/liste di stampa
Imposta qui se l’utente è autorizzato a eseguire esportazioni e a stampare file. Se il diritto di stampare gli elenchi non viene assegnato, l’utente può comunque continuare a stampare i propri appuntamenti.
Process Manager
Qui è possibile definire quali diritti ha l’utente in relazione ai processi. È possibile fatturare separatamente le operazioni di avvio, progettazione, interruzione e salto. Inoltre, è possibile impostare se l’utente selezionato possa avere diritti di lettura e scrittura anche sui processi di altri utenti. Se è impostato il diritto “solo i propri”, è possibile modificare anche i processi che rientrano nella responsabilità del gruppo di appartenenza dell’utente.
Moduli per siti web
Imposta qui quali moduli del sito web l’utente è autorizzato a utilizzare.
Smart site 2.0
Imposta qui se l’utente può visualizzare tutte le pagine in smart site 2.0 o solo quelle da lui create.
Dashboard
Qui troverai i diritti utente relativi alla dashboard.
Tramite il selettore situato accanto a “Configurazione condivisa” e “Configurazione condivisa 2” è possibile distribuire agli utenti le configurazioni della dashboard che hai predefinito. Se l’opzione “Attivo all’accesso” è selezionata, questa configurazione verrà visualizzata dopo aver effettuato l’accesso a onOffice enterprise.
“Configura dashboard” determina se l’utente può configurare la propria dashboard o meno. Se questa casella non è spuntata, l’icona “Modifica” non compare sulla dashboard e l’utente non può né aggiungere né rimuovere widget. L’utente può comunque configurare i widget stessi, ad esempio specificando per quale casella di posta il widget delle Email debba visualizzare i messaggi non letti.
“Configura statistiche” è l’impostazione equivalente per le schede della dashboard di tipo “Statistiche”.
Tramite “Gestisci configurazioni” è possibile stabilire se l’utente ha il diritto di gestire le configurazioni della dashboard in “Dashboard >> Configurazione”. Queste possono essere distribuite ad altri utenti tramite la “configurazione condivisa”.
L’opzione “Statistiche visibili” determina se sia possibile visualizzare solo le proprie statistiche, quelle del gruppo di lavoro o tutte le statistiche.
Tramite “Gestione statistiche” è possibile stabilire quali modelli di statistica l’utente è autorizzato a gestire.
Diritti amministrativi
Il diritto di amministratore è il diritto più importante in assoluto. Grazie a questa funzione, l’utente può impostare autonomamente i propri diritti senza alcuna limitazione. Concedi questo diritto solo ai collaboratori di cui ti fidi.
Inoltre, qui è possibile assegnare all’utente ulteriori diritti amministrativi specifici, come ad esempio la sincronizzazione completa del portale.
Tramite l’autorizzazione “Può sbloccare l’utente del supporto onOffice” è possibile stabilire quali utenti siano autorizzati ad attivare l’assistenza tramite il menu Assistenza o tramite un link contenuto in un’Email.
Se desideri assegnare al tuo utente i diritti di amministrazione dei campi, puoi utilizzare il diritto “Creare e modificare i campi”. Per farlo non è necessario il ruolo di “amministratore”.
