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Calendario
Appuntamento Dati di base
Qui si inseriscono i dati di base dell’appuntamento. Tipo di appuntamento, inizio e fine dell’appuntamento, luogo o partecipanti. Tutte le informazioni relative all’appuntamento possono essere inserite qui.
Inhaltsverzeichnis
Tipo di appuntamento
Selezionate qui il tipo di appuntamento, ad esempio una visita o un sopralluogo. Il tipo di appuntamento viene inserito come tipo di azione nella rubrica dell’agente e nelle attività. È possibile personalizzare l’elenco dei tipi di appuntamento nell’ Amministrazione , nella scheda Tipi di azione.
Oggetto
Potete inserire qui l’oggetto dell’appuntamento. Viene visualizzato nella visualizzazione del calendario.
Stato della nomina
È possibile impostare l’appuntamento come attivo, completato, cancellato o disponibile per i partecipanti. Se si seleziona lo stato “Partecipante disponibile”, tutte le eventuali scadenze mancate degli utenti collegati vengono ignorate.
Capita spesso che i colleghi inseriscano nel calendario appuntamenti informativi, come ad esempio “in ufficio”, “a casa”, ecc. Questi appuntamenti vengono segnalati come sovrapposizioni se si desidera inserire appuntamenti con queste persone.
Per evitare ciò, esiste lo stato “partecipante disponibile”. (Dati appuntamento >> stato appuntamento).
Non appena viene selezionato questo stato, l’appuntamento è ancora visibile a tutti, ma non viene segnalato come sovrapposizione di appuntamenti.
Note
Qui è possibile creare note per il rispettivo appuntamento. Tuttavia, questi vengono visualizzati solo nell’anteprima dei dettagli dell’appuntamento.
Inizio/fine, eventi di più giorni
Impostando “Inizio il” e “Fine il”, è possibile specificare la durata dell’appuntamento. Questo può anche protrarsi per diversi giorni.
Tempo di viaggio
L’impostazione della durata del viaggio consente di impostare gli orari prima e dopo l’appuntamento (identici o diversi), che possono essere utilizzati per visualizzare la durata del viaggio. Il tempo di viaggio prima e dopo l’appuntamento è indicato in grigio. La durata del viaggio viene presa in considerazione anche nella sovrapposizione.
La durata del viaggio viene visualizzata solo nel calendario di onOffice. Viene inserito prima e dopo l’appuntamento e preso in considerazione se si sovrappone ad altri appuntamenti. La sincronizzazione con altri calendari (ad esempio Outlook) e i promemoria prima dell’orario di partenza non sono possibili.
Appuntamento per l’intera giornata
Non appena si seleziona la casella, l’appuntamento viene creato come appuntamento per tutto il giorno. Nella panoramica del calendario, l’appuntamento viene visualizzato in alto nel campo 0-24. Per gli appuntamenti a giornata intera che durano più giorni, i giorni interi vengono inseriti anche nella riga a giornata intera.
Sede
Qui è possibile scegliere tra diverse sedi di appuntamento:
- Indirizzo dai dati di base / gruppo di uffici
- Indirizzo della proprietà
- Indirizzo del contatto collegato
- Indirizzo dell’utente collegato
- Altro
- Videoconferenza
- Videoconferenza dall’utente
Gli indirizzi inseriti nei dati di base o nel gruppo di uffici sono sempre memorizzati nel campo “Luogo dell’appuntamento”.
Non appena si collega un indirizzo, un immobile o un utente, l’indirizzo o i dati dell’indirizzo creati vengono automaticamente aggiunti alla selezione delle sedi degli appuntamenti.
Se si imposta il luogo dell’appuntamento su “Altro”, è possibile inserire liberamente un luogo dell’appuntamento nella riga sotto la selezione che non compare nell’elenco di selezione.
In “Videoconferenza”, inserire un link per una videoconferenza come luogo dell’appuntamento. Il link alla riunione dell’utente dalle impostazioni di base dell’utente viene inserito per “Videoconferenza dall’utente”.
5 minuti prima dell’inizio, nella barra degli strumenti superiore appare un’icona arancione che conduce alla videoconferenza.
Qui è possibile definire i partecipanti all’appuntamento tra gli utenti e i gruppi disponibili con un semplice clic. Se si desidera eliminare un utente dall’appuntamento, fare clic sulla piccola X rossa sul lato destro accanto all’utente. Oltre agli utenti, è possibile specificare anche le risorse, ad esempio sale conferenze o veicoli aziendali, in modo che vengano bloccate per la durata dell’appuntamento.
Per aggiungere le proprie risorse, accedere all’ amministrazione tramite il seguente percorsoImmettere le risorse necessarie. Questi sono poi immediatamente disponibili negli appuntamenti.
Le risorse già occupate vengono visualizzate in grigio nella ricerca utente/risorsa, ma possono comunque essere selezionate.
È possibile assegnare contatto, un immobile o un progetto a un appuntamento. Se assegnate un immobile alla vostra nomina, questo verrà inserito anche nella cronologia . Se si assegna un indirizzo all’appuntamento, questo apparirà anche nella scheda Attività.
A tal fine, fare clic sul simbolo più nelle aree “contatti assegnati”, “immobili assegnati” o “Progetto assegnato”. È possibile creare un nuovo indirizzo anche nel dialogo di assegnazione dei contatti, passando alla scheda “Nuovo” del dialogo di assegnazione.
Se il follow-up degli appuntamenti è attivo, è possibile gestire anche il follow-up automatico degli appuntamenti per ogni contatto assegnato.
Appuntamenti sovrapposti
Se per il periodo specificato è già stato inserito un appuntamento per almeno un utente o una risorsa, appare un messaggio in alto che indica la sovrapposizione. Se si fa clic sull’icona dell’informazione nel campo delle informazioni, vengono visualizzati l’appuntamento o gli appuntamenti che si sovrappongono. Vengono visualizzati anche gli appuntamenti per i quali l’utente non ha l’autorizzazione di lettura. Per questi, tutte le risorse e i partecipanti sono visualizzati, mentre l’oggetto non è visibile.
Trova slot per appuntamenti
Avete una sovrapposizione di appuntamenti e volete trovare un appuntamento per tutti gli utenti, i gruppi e le risorse senza sovrapposizioni? Utilizzate il Trova slot per appuntamenti per trovare slot per appuntamenti senza sovrapposizioni.
Impostazioni
Per la ricerca di slot per appuntamenti, è possibile specificare l’orario di inizio e fine del proprio lavoro in . Questo dato viene poi inserito nel Trova appuntamenti.
Inoltre, è possibile specificare nella ricerca delle fasce orarie quando avviene una pausa pranzo e se questa è rilevante per la fascia oraria dell’appuntamento.
Funzione
Se ci sono sovrapposizioni in un appuntamento, è possibile aprirlo nella barra delle azioni tramite . La funzione è disattivata se non ci sono sovrapposizioni o se l’appuntamento non è ancora stato salvato. È quindi possibile trovare le fasce orarie adatte nella lightbox semplicemente facendo clic sul pulsante “Cerca appuntamento”. Utilizzare il pulsante dietro lo slot appropriato per selezionarlo e quindi fare clic su “Crea appuntamento”.
Si noti che la fascia oraria completa viene inizialmente inserita nel nuovo appuntamento. Se si specifica l’ora esatta di inizio dell’appuntamento, l’ora di fine viene regolata automaticamente in modo che la durata dell’appuntamento corrisponda a quella dell’appuntamento originale.