Introduzione
Dashboard
Contatti
Immobili
Email
Calendario
Compiti
Cruscotto di monitoraggio acquisizione
Cruscotto di monitoraggio
Gruppi
Intranet
Invio automatico della brochure
Manager delle richieste
Manager dei processi
Marketing Box
Marketplace
Modulo multilingue
Modulo multi-immobile
Modulo progetti
Modulo statistiche
PDF presentazione
Sincronizzazione onOffice
Smart site 2.0
Statistiche immobili e contatti
Tracciamento degli immobili
Tracciamento dell’orario di lavoro
Vetrina TV
Accesso rapido
Aggiornamento di massa
Calcolo con formule
Comunicazione clienti
Contatti da appunti
Importazione immobili
Impostazioni
Link preferiti
Modelli
Portali
Strumenti esterni
Testo rapido
Passo dopo passo
You are here: Home / Moduli / Calendario / Appuntamenti (calendario) / Crea un nuovo appuntamento / Appuntamento “Dati di base”
Calendario
Appuntamento “Dati di base”
Qui si inseriscono i dati di base dell’appuntamento: Tipo e oggetto dell’appuntamento, inizio e fine dell’appuntamento, tempo di percorrenza, appuntamento per l’intera giornata, stato dell’appuntamento, note e luogo dell’appuntamento, nonché contatto/i, riferimento dell’immobile e partecipanti.
Inhaltsverzeichnis
Tipo di appuntamento:
Seleziona qui il tipo di appuntamento, ad esempio una visita o un sopralluogo. Il tipo di appuntamento viene inserito nell’agenda dell’agente e le attività come tipo di azione. È possibile personalizzare ed espandere l’elenco dei tipi di appuntamento nell’ Amministrazione nella scheda “Tipi di azione.”
Oggetto:
Puoi inserire qui l’oggetto dell’appuntamento. Viene visualizzato nella visualizzazione del calendario.
Stato dell’appuntamento
È possibile impostare l’appuntamento come attivo, completato, cancellato o disponibile per i partecipanti. Se si seleziona lo stato “Partecipante disponibile”, tutte le eventuali scadenze degli utenti collegati vengono ignorate.
Capita spesso che i colleghi inseriscano nel calendario appuntamenti informativi, come ad esempio “in ufficio”, “a casa”, ecc. Questi appuntamenti vengono segnalati come sovrapposizioni se si desidera inserire appuntamenti con queste persone.
Per evitare ciò, esiste lo stato “partecipante disponibile”. (Dati appuntamento >> stato appuntamento).
Non appena viene selezionato questo stato, l’appuntamento è ancora visibile a tutti, ma non viene segnalato come sovrapposizione di appuntamenti.
Note
Qui è possibile creare note per il rispettivo appuntamento. Tuttavia, questi vengono visualizzati solo nell’anteprima dei dettagli dell’appuntamento.
Inizio/fine, eventi di più giorni
Impostando “Inizio il” e “Fine il”, è possibile specificare la durata dell’appuntamento. Questo può anche protrarsi per diversi giorni.
Tempo di viaggio
L’impostazione della durata del viaggio consente di impostare gli orari prima e dopo l’appuntamento (identici o diversi), che possono essere utilizzati per visualizzare la durata del viaggio. Il tempo di viaggio prima e dopo l’appuntamento è indicato in grigio. La durata del viaggio viene presa in considerazione anche nella sovrapposizione.
La durata del viaggio viene visualizzata solo nel calendario di onOffice. Viene inserito prima e dopo l’appuntamento e preso in considerazione se si sovrappone ad altri appuntamenti. La sincronizzazione con altri calendari (ad esempio Outlook) e i promemoria prima dell’orario di partenza non sono possibili.
Appuntamento per l’intera giornata
Non appena si seleziona la casella, l’appuntamento viene creato come appuntamento per tutto il giorno. Nella panoramica del calendario, l’appuntamento viene visualizzato in alto nel campo 0-24. Per gli appuntamenti a giornata intera che durano più giorni, i giorni interi vengono inseriti anche nella riga a giornata intera.
Luogo dell’appuntamento
Qui è possibile scegliere tra diverse sedi di appuntamento:
- Contatti dai dati di base / gruppo di uffici
- Contatto dell’immobile
- Contatto collegato
- Contatto dell’utente collegato
- Altro
- Videoconferenza
- Videoconferenza dall’utente
I contatti inseriti nei dati di base o nel gruppo di uffici sono sempre memorizzati nel campo “Luogo dell’appuntamento”.
Non appena si collega un contatto, un immobile o un utente, l’indirizzo o i dati del contatto creati vengono automaticamente aggiunti alla selezione del luogo degli appuntamenti.
Se si imposta il luogo dell’appuntamento su “Altro”, è possibile inserire liberamente un luogo dell’appuntamento nella riga sotto la selezione che non compare nell’elenco di selezione.
In “Videoconferenza”, inserisci un link per una videoconferenza come luogo dell’appuntamento. Il link alla riunione dell’utente dalle impostazioni di base dell’utente viene inserito per “Videoconferenza dall’utente”.
5 minuti prima dell’inizio, nella barra degli strumenti superiore appare un’icona arancione che conduce alla videoconferenza.
Qui è possibile definire i partecipanti all’appuntamento tra gli utenti e i gruppi disponibili con un semplice clic. Se si desidera eliminare un utente dall’appuntamento, fare clic sulla piccola X rossa sul lato destro accanto all’utente. Oltre agli utenti, è possibile specificare anche le risorse, ad esempio sale conferenze o risorse aziendali, in modo che vengano bloccate per la durata dell’appuntamento.
Per aggiungere le proprie risorse, accedere all’ amministrazione tramite il seguente percorsoImmettere le risorse necessarie. Questi sono poi immediatamente disponibili negli appuntamenti.
Le risorse già occupate vengono visualizzate in grigio nella ricerca utente/risorsa, ma possono comunque essere selezionate.
È possibile assegnare contatti, un immobile o un progetto a un appuntamento. Se assegnate un immobile, questo verrà inserito anche nel registro dell’agenzia immobiliare . Se si assegna un contatto all’appuntamento, questo apparirà anche nella scheda Attività.
A tal fine, fare clic sul simbolo più nelle aree “Contatti assegnati”, “Immobili assegnati” o “Progetto assegnato”. È possibile creare un nuovo contatto anche nel dialogo di assegnazione dei contatti, passando alla scheda “Nuovo” del dialogo di assegnazione.
Se il follow-up degli appuntamenti è attivo, è possibile gestire anche il follow-up automatico degli appuntamenti per ogni contatto assegnato.
Sovrapposizione di apopuntamento
Se per il periodo specificato è già stato inserito un appuntamento per almeno un utente o una risorsa, appare un messaggio in alto che indica la sovrapposizione. Se si fa clic sull’icona dell’informazione nel campo delle informazioni, vengono visualizzati l’appuntamento o gli appuntamenti che si sovrappongono. Vengono visualizzati anche gli appuntamenti per i quali l’utente non ha l’autorizzazione di lettura. Per questi, tutte le risorse e i partecipanti sono visualizzati, mentre l’immobile non è visibile.
Trova slot per appuntamenti
Avete una sovrapposizione di appuntamenti e volete trovare un appuntamento per tutti gli utenti, i gruppi e le risorse senza sovrapposizioni? Utilizzate il Trova slot per appuntamenti per trovare slot per appuntamenti senza sovrapposizioni.
Impostazioni
Per la ricerca di slot per appuntamenti, è possibile specificare l’orario di inizio e fine del proprio lavoro in . Questo dato viene poi inserito nel Trova appuntamenti.
Inoltre, è possibile specificare nella ricerca delle fasce orarie quando avviene una pausa pranzo e se questa è rilevante per la fascia oraria dell’appuntamento.
Funzione
Se ci sono sovrapposizioni in un appuntamento, è possibile aprirlo nella barra delle azioni tramite . La funzione è disattivata se non ci sono sovrapposizioni o se l’appuntamento non è ancora stato salvato. È quindi possibile trovare le fasce orarie adatte nella lightbox semplicemente facendo clic sul pulsante “Cerca appuntamento”. Utilizzare il pulsante dietro lo slot appropriato per selezionarlo e quindi fare clic su “Crea appuntamento”.
Si noti che la fascia oraria completa viene inizialmente inserita nel nuovo appuntamento. Se si specifica l’ora esatta di inizio dell’appuntamento, l’ora di fine viene regolata automaticamente in modo che la durata dell’appuntamento corrisponda a quella dell’appuntamento originale.