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Ajustes
Dati generali
Nei dati generali si trovano i dati dell’utente e dell’accesso, nonché i dati per l’imprint o una firma.
Utente
Qui è possibile modificare i dati dell’utente e i dati di accesso, in particolare la password. Se l’utente dispone del diritto di “gestione dell’utente”, può gestire autonomamente i dettagli nella scheda “Dati generali”. Senza il diritto di “Amministratore”, vede solo i dati del suo utente.
Nome Utente
Il nome utente viene assegnato al momento della creazione dell’utente e non può essere modificato.
È necessario quando si accede a onOffice, ma compare anche nei campi referente ecc. dopo il nome completo.
Password
Qui puoi modificare la password per il login a onOffice enterprise. La password deve essere nuovamente confermata a causa di possibili errori di ortografia.
Accesso automatico
Qui puoi generare un link di accesso a onOffice. Vengono creati dati di accesso che possono essere memorizzati, ad esempio, tra i preferiti del browser.
È inoltre possibile creare un link di accesso per la versione smart mobile.
Inserire qui l’ indirizzo email dell’utente. Le notifiche del sistema vengono quindi inviate a questo indirizzo email, ad esempio la notifica di modifica quando l’utente ha completato il completamento del contatto .
È possibile utilizzare Nome email per visualizzare un nome reale leggibile accanto all’indirizzo email. Il nome può essere scelto liberamente e di solito viene visualizzato dai programmi di posta elettronica prima delle parentesi quadre che racchiudono l’indirizzo email.
Quipuoi trovare un video di formazione sul tema della definizione dei nomi delle email.
Email per l’invio dei dati di accesso, questo campo deve essere compilato dall’utente. Inserisci un indirizzo email a cui puoi accedere anche indipendentemente da onOffice enterprise. Se si dimentica la password, è possibile farsene inviare una nuova all’indirizzo inserito qui. Questo indirizzo email è molto importante anche nel caso in cui la password sia stata inserita più volte in modo errato. Se l’indirizzo non è compilato, devi contattare il supporto di onOffice per reimpostare la password.
Collegamento del contatto
Qui è possibile assegnare un record di dati di contatto all’utente. A questo record di dati di contatto viene assegnato il tipo di contatto “Utente di sistema” in aggiunta ai tipi di contatto esistenti, il che facilita il filtraggio dei record di dati di contatto dei dipendenti.
Se nelle impostazioni è attiva l’opzione “Collega automaticamente responsabili ai nuovi immobili” e il record di dati di contatto collegato ha il tipo di contatto “Agente immobiliare”, questo record di dati di contatto viene automaticamente memorizzato come referente per i nuovi immobili creati. In breve, quando si crea un immobile, non bisogna collegare personalmente la persona da contattare: onOffice lo fa per te. Nella maggior parte dei casi si tratta del cosiddetto record di dati di contatto agente immobiliare, ossia un record di dati del contatto in cui sono memorizzati i vostri dati di contatto e che ha il tipo di contatto “agente immobiliare”. Questi dati vengono poi trasferiti ai portali immobiliari e menzionati nelle brochure.
Identificazione offerente
Se gli immobili con l’ID offerente memorizzato vengono importati tramite OpenImmo, il record di dati utente corrente viene inserito come persona di contatto per il nuovo immobile.
Se si seleziona l’opzione “Inserire il record di dati del contatto collegato come responsabile dell’immobile importato/degli immobili importati.”, il record di dati del contatto collegato viene inserito come persona di contatto.
Account
L’accesso a onOffice può essere bloccato o sbloccato utilizzando questa funzione.
Nota:
Si noti che gli utenti bloccati possono comunque accedere alle caselle di posta elettronica tramite client di posta esterni. Per motivi di sicurezza, è possibile modificare le password delle caselle di posta corrispondenti tramite l’ amministrazione della posta elettronica.
Lingua e fuso orario del sistema
Questi campi sono disponibili solo se si dispone del modulo multilingue .
Con la voce “Lingua del sistema” puoi specificare la lingua dell’edizione enterprise di onOffice. L’elenco delle lingue corrisponde a quelle selezionabili nei contatti. La lista può essere configurata nell’amministrazione per i campi a selezione singola nel modulo contatti sotto il campo chiave “Lingua”.
“Fuso orario” definisce il fuso orario dell’utente. Europa/Berlino è inserito per impostazione predefinita. Ad esempio, il fuso orario viene preso in considerazione quando si inseriscono le date nelle email.
Link per le riunioni
È possibile memorizzare qui un link a una riunione come Google Meet o Zoom. Questo link può essere utilizzato negli appuntamenti e in Messenger , nonché nei modelli email e nella conferma dell’appuntamento. 5 minuti prima dell’inizio della riunione, nella barra degli strumenti superiore appare un’icona arancione che conduce direttamente alla riunione.
Immagine utente
È possibile memorizzare un’immagine per gli utenti da utilizzare nelle brochure, nelle firme, ecc. Si consiglia un formato di circa 3:4 (larghezza:altezza) per l’immagine utente, per una visualizzazione ottimale, ad esempio, nelle brochure. La foto può essere ripresa utilizzando la macro “_UserFoto(Hoehe,Breite,Einheit)”.
Se nell’utente non è memorizzata alcuna foto, il sistema controlla se è collegato un record di dati del contatto e, se possibile, prende la foto da lì.
Firma
È inoltre possibile memorizzare una firma per gli utenti allo stesso modo dell’immagine dell’utente, anche se questa può essere inserita solo nelle email: La macro “_UserUnterschrift(Hoehe, Breite, Einheit” viene utilizzata per integrare l’immagine memorizzata con le dimensioni specificate (analogamente alla foto dell’utente). La macro “_AdrBenutzerUnterschrift” emette la firma memorizzata del referente dei contatti e la macro “_FixBenutzerUnterschrift” emette la firma memorizzata del referente degli immobili.
Disattivare l’utente in modo permanente
In onOffice non è possibile cancellare alcun utente. Se un utente non è più necessario, impostarlo come permanentemente disattivato. In questo modo si rilascia una licenza per un nuovo utente.
Attenzione, gli utenti disattivati in modo permanente NON possono essere riattivati.
Non riciclare un utente cambiando la password e poi passandola a un’altra persona. La corrispondenza tra chi ha fatto cosa e quando è molto complicata a causa di ciò.
Imprint
Inserire qui tutti i dati anagrafici principali dell’utente. In seguito, vi preghiamo di prendervi cura di loro con attenzione. Questi dati possono essere visibili anche all’esterno.
Per esempio:
- Può essere emesso automaticamente nella firma dell’email tramite macro
- Oppure sono talvolta utilizzati come dati di contatto per gli immobili
- Per gli appuntamenti, viene creata una voce per il luogo dell’appuntamento a partire dall’indirizzo specificato in questo punto
- L’ubicazione e i nomi dei dipendenti sono visibili anche ai clienti tramite gli appuntamenti e le conferme di appuntamento
Ma anche all’interno di onOffice enterprise, il nome, il cognome e l’abbreviazione dell’utente vengono visualizzati in vari campi di selezione, inseriti nei commenti, negli appuntamenti e in cronologia o attività.
I giorni festivi visualizzati nella registrazione dell’orario di lavoro dipendono dal paese dell’utente.
Visibile nella ricerca di Messenger
Se la casella è selezionata, la ricerca in Messenger può trovarli. Se un collega vuole aggiungerti alla chat, deve ovviamente prima fare una richiesta, che puoi accettare o rifiutare.