Configurar el registro del tiempo de trabajo

Para que el registro del tiempo de trabajo funcione sin problemas en tu empresa, es fundamental que las condiciones marco se establezcan cuidadosamente. Esto incluye tanto los Ajustes básicos globales como la asignación específica de derechos de usuariopara controlar y gestionar eficazmente los tiempos de trabajo.

En la siguiente sección, te guiaremos a través de la configuración, desde la activación inicial hasta el ajuste individual para cada empleado y el uso del registro del tiempo de trabajo.

Como apoyo visual, también hemos elaborado prácticos tutoriales en vídeo que ilustran la configuración paso a paso.

Antes de que los empleados puedan registrar sus tiempos, deben establecerse los parámetros y autorizaciones correspondientes.

Derechos de los usuarios

En Extras → Configuración→ Usuarios → Derechos , se controla en la categoría Registro del tiempo de trabajo, qué derechos recibe cada usuario en el registro del tiempo de trabajo:

Ajustes de usuario del seguimiento de la jornada laboral: Autorizado a modificar los tiempos de trabajo (teóricos/reales) y otros ajustes para otros usuarios.
Cierre temporal: Permite almacenar días con hora objetivo 00:00 horas para todo el equipo (a través del calendario).
Editar fechas de vacaciones para todos los usuarios: Permite establecer las solicitudes de vacaciones como «aprobado» o «cancelado» y procesarlas.
Horario de trabajo visible: Define si un usuario sólo puede ver sus propias horas, las del grupo de oficinas, las del grupo de regiones o todas las horas.

Código de colores en el cuadro de tareas / Búsqueda rápida

El derecho administrativo «Marcación de color en la caja de tareas» te permite controlar la visibilidad del estado del tiempo de trabajo dentro del software. Esto proporciona una visión rápida de la actividad actual de los miembros del equipo directamente debajo de la Búsqueda rápida en el cuadro de tareas. Tu propio estado de seguimiento de tareas siempre se muestra, el estado del tiempo de trabajo sólo se muestra si este derecho está activado.

1. Activación

La función se activa en Configuración de usuario → Pestaña Derechos → Categoría «Derechos administrativos» . Tan pronto como se establece el derecho, el usuario puede reconocer el estado de otros colegas, así como su propio estado de seguimiento de una manera diferenciada.
Los usuarios adicionales, además de su propia se añaden a la caja de tareas a través de la configuración .

2. Indicación de estado

Seguimiento de la jornada laboral activo / inactivo
Seguimiento de tareas con número de tarea

3. Detalles al pasar el ratón (información ampliada)

Para obtener una vista más detallada, puedes mover el ratón sobre el nombre del usuario o el número de tarea (Hover/Mouseover). Aparece un campo de información con los siguientes datos en tiempo real:

Jornada de trabajo actual: El tiempo total de trabajo registrado hasta la fecha.
Iniciado por primera vez: La hora a la que se ha iniciado el tiempo de trabajo por primera vez hoy.

Ajustes del usuario en el registro del tiempo de trabajo

Los parámetros personales de cada empleado se encuentran en Editar → Seguimiento de la jornada laboral → Botón: Ajustes de usuario.

Ten en cuenta lo siguiente: Todos los ajustes específicos deben ser mantenidos individualmente por el administrador del sistema de registro del tiempo de trabajo.

Pestaña General:

Seguimiento de la jornada laboral a partir de: Si el registro del tiempo de trabajo está activo, el inicio del registro del tiempo de trabajo para los nuevos usuarios se establece en el momento en que se crea la cuenta de usuario. Este tiempo puede personalizarse.
- Importante: No modifiques esta fecha después de que el usuario haya empezado a registrar el tiempo de trabajo. Cuando se cambia la fecha, se pierde el historial anterior.
Vacaciones restantes: Vacaciones restantes del año anterior al inicio del registro del tiempo de trabajo
Bish. Vacaciones Número de días de vacaciones ya disfrutados al inicio del registro del tiempo de trabajo en el año.
B. Vacaciones de V.: Vacaciones anteriores a la expiración
Bish. Enfermedad: Número de días de enfermedad en el año anterior al inicio del registro del tiempo de trabajo
Bish. Balance: Total de horas extraordinarias o menos horas al inicio del registro del tiempo de trabajo
Derecho a vacaciones: Total de vacaciones anuales
RU a: Vacaciones restantes hasta – Fecha en la que deben disfrutarse las vacaciones restantes
Personal no.: Número de personal (por ejemplo, para la exportación a sistemas de cálculo de nóminas)
Redondeo : Redondeo de la hora de inicio a x minutos (0-30). El inicio del tiempo de trabajo se redondea al intervalo de «x» minutos más cercano, para x=15 un inicio a las 08:05 se convierte en 08:15.
Acumulación máx.: Número máximo de horas que pueden transferirse al mes siguiente como horas extra.
Checkbox Mostrar usuarios desactivados: Permite mostrar y ocultar la configuración del tiempo de trabajo de los usuarios desactivados.

Pestaña de configuración de usuario:

Tabla: Introducción del objetivo diario de tiempo de trabajo y tiempo de pausa.
- Importante: Las vacaciones, los días de enfermedad y otras ausencias, así como el saldo (horas extraordinarias/horas de menos) sólo pueden calcularse correctamente si los tiempos teóricos se almacenan correctamente.
Tiempo mínimo de pausa: Este tiempo se deduce del tiempo de trabajo diario si el tiempo de trabajo no se interrumpe activamente para la pausa.
Tiempo total mínimo: Si el tiempo es inferior a este valor (por ejemplo, 2 horas), el tiempo de este día no se contabiliza (protección contra reservas incorrectas).
Horas extra incluidas: El saldo positivo sólo aumenta si se supera la suma del tiempo teórico + las horas extraordinarias incluidas. Estos valores son valores predeterminados que se utilizan al configurar por primera vez o al reconfigurar el sistema de registro de horas de trabajo.
Acumulación máx.: Número máximo de horas que pueden transferirse al mes siguiente como horas extra. Estos valores son valores predeterminados que se utilizan al configurar por primera vez o al reconfigurar el sistema de registro de horas de trabajo.
Seguimiento de la jornada laboral a partir de: El módulo sólo se activa para el usuario a partir de la fecha introducida aquí. Para los usuarios recién creados, se establece la fecha de creación de la cuenta de usuario (ver pestaña “General”).

Pestaña de configuración de vacaciones

El derecho a vacaciones en días por año puede definirse a través del menú desplegable Año. Inicialmente, se adopta la información de la pestaña Configuración del usuario → «Vacaciones restantes aplicables hasta».
Solo se muestran los usuarios que utilizan activamente la función de registro de jornada laboral.
Importante: El campo «Vacaciones restantes disponibles hasta (DD.MM)» debe rellenarse para que los días de vacaciones restantes se trasladen correctamente al año siguiente.

Configuración básica global

En Extras → Configuración → Ajustes básicos → Pestaña Varios puedes definir los ajustes:

Edición retroactiva: Número de días durante los cuales se puede corregir posteriormente el registro de la jornada laboral.
Direcciones electrónicas centrales: Almacenar contactos para notificaciones de solicitudes de vacaciones (por ejemplo, para suplentes o usuarios sin jefe de grupofijo).

Exportación de la jornada laboral

A través de Extras → Exportación de datos puedes exportar las horas extra por mes, las vacaciones/enfermedad por mes o un resumen anual de todas las vacaciones/enfermedad a un archivo CSV para tu posterior procesamiento en programas de contabilidad de nóminas.

Para ello se requiere el derecho de usuario «Exportación de datos» en la categoría Exportar / Imprimir listas .

Recomendación: Comprobación de los tiempos de seguimiento

Comprueba de vez en cuando la verosimilitud de los tiempos de trabajo registrados. Esto ayuda a reconocer las discrepancias en una fase temprana y a realizar las correcciones necesarias con prontitud.

Escenario: Adaptación del tiempo de trabajo contractual

Un empleado reduce su jornada laboral de 40 horas (5 días) a 32 horas (4 días). Su anterior derecho a vacaciones era de 29 días al año.

1. El momento oportuno

Ejecutar el cambio exactamente el día en que entre en vigor la nueva disposición contractual (por ejemplo, el día 1 de cada mes).

2. Ajuste del valor previsto horas de trabajo

Ve a la configuración de usuario para el registro del tiempo de trabajo:

Cambiar el valor previsto horas de trabajo de 40:00 a 32:00 horas.
IMPORTANTE: Por favor no modifique la fecha de inicio original del registro del tiempo de trabajo. Sólo así se conserva correctamente el historial (meses/años anteriores) y el saldo anterior.

3. Adaptación del derecho a vacaciones

A medida que cambia el número de días laborables, el derecho a vacaciones también debe recalcularse y ajustarse teniendo en cuenta las vacaciones ya tomadas.

Registro de la jornada laboral