Configurare il tracciamento dell’orario di lavoro

Affinché il tracciamento dell’orario di lavoro nella tua azienda funzioni senza intoppi, è fondamentale impostare con cura le condizioni generali. Ciò comprende sia le impostazioni generali globali sia l’assegnazione mirata dei diritti utente, al fine di poter controllare e gestire efficacemente gli orari di lavoro.

Nella sezione seguente ti guideremo attraverso la configurazione, dall’attivazione iniziale fino alla personalizzazione per ogni singolo dipendente e all’utilizzo pratico dello strumento.

Per facilitare la comprensione, abbiamo inoltre preparato una serie di pratici video tutorial che illustrano la configurazione passo dopo passo.

Prima che i dipendenti possano registrare le proprie presenze, è necessario impostare i parametri e le autorizzazioni corrispondenti.

Diritti utente

In Extra → Impostazioni → Utente → Diritti è possibile gestire, nella categoria Tracciamento dell’orario di lavoro, quali diritti ogni utente riceve nel tracciamento:

Impostazioni utente per il tracciamento dell’orario di lavoro: È autorizzato a modificare gli orari di lavoro (stimati/effettivi) e altre impostazioni per gli altri utenti.
Inserisci chiusura dell’azienda: Consente di impostare giorni con un orario di lavoro previsto di 00:00 ore per l’intero team (tramite il calendario).
Modifica le date delle ferie di tutti gli utenti: Consente di elaborare le richieste di ferie e di impostarle su “approvata” o “rifiutata”.
Orario di lavoro visibile: Determina se un utente può visualizzare solo i propri orari, quelli del gruppo di ufficio, quelli del gruppo regionale o tutti gli orari.

Evidenziazione a colori nella casella dei compiti / Ricerca rapida

Tramite l’impostazione amministrativa «Evidenziazioni colorate nella casella compiti» è possibile gestire la visibilità dello stato dell’orario di lavoro all’interno del software. Ciò consente di avere una rapida panoramica delle attività in corso dei membri del team, proprio sotto la ricerca rapida nella casella delle attività. Lo stato di monitoraggio delle proprie attività viene sempre visualizzato, mentre lo stato delle ore lavorative viene mostrato solo se tale autorizzazione è attivata.

1. Attivazione

La funzione si attiva in Impostazioni utente → Scheda Diritti → Categoria «Diritti amministrativi» . Una volta impostata l’autorizzazione, l’utente potrà distinguere chiaramente lo stato degli altri colleghi e il proprio stato di tracciamento.
Gli altri utenti, oltre a se stessi, vengono aggiunti tramite le impostazioni della casella delle attività.

2. Indicatore di stato

Tracciamento dell’orario di lavoro attivo / inattivo
Tracciamento dei compiti con numero compito

3. Dettagli al passaggio del mouse (informazioni aggiuntive)

Per visualizzare i dettagli, è possibile passare il mouse sul nome dell’utente o sul numero dell’attività (Hover/Mouseover). Viene visualizzata una finestra informativa con i seguenti dati in tempo reale:

Orario di lavoro di oggi: La somma totale delle ore di lavoro tracciate fino a quel momento nella giornata di oggi.
Iniziato per la prima volta: L’orario esatto in cui è stato avviato il tracciamento delle ore per la prima volta oggi.

Impostazioni utente nel tracciamento dell’orario di lavoro

I parametri personali di ciascun dipendente sono disponibili alla voce Modifica → Tracciamento dell’orario di lavoro → Pulsante: Impostazioni utente.

Nota bene: Tutte le impostazioni specifiche devono essere gestite e aggiornate individualmente dall’amministratore del tracciamento ore.

Scheda “Generale”:

Tracciamento dell’orario di lavoro da: Se il tracciamento dell’orario di lavoro è attivo, per i nuovi utenti l’inizio del monitoraggio viene impostato automaticamente al momento della creazione dell’account utente. Questa data può essere modificata individualmente.
- Importante: Non modificare più questa data una volta che l’utente ha iniziato a registrare le ore di lavoro! Modificando la data, la cronologia precedente andrà persa.
Ferie residue: Ferie residue dell’anno precedente all’inizio del tracciamento delle ore
Giorni usufruiti di Ferie: Numero di giorni di ferie già usufruiti nell’anno in corso prima dell’inizio del tracciamento delle ore.
Ferie godute dell’anno precedente: Ferie già godute prima del termine di scadenza
Giorni usufruiti di Malattia: Numero di giorni di malattia nell’anno in corso prima dell’inizio del tracciamento delle ore.
Ore accumulate a Saldo: Il totale delle ore di straordinario o delle ore in difetto al momento dell’inizio del tracciamento delle ore
Diritto ferie: Diritto complessivo alle ferie annuali
Ferie residue fino a: Ferie residue fino al – Data entro la quale devono essere godute le ferie residue
Numero personale: Codice personale (ad es. per l’esportazione nei sistemi di contabilità salariale)
Arrotondamento: Arrotondamento dell’ora di inizio a x minuti (0-30). In questo caso, l’inizio dell’orario di lavoro viene arrotondato all’intervallo di «x» minuti più vicino; se x = 15, l’inizio delle 08:05 diventa le 08:15.
Trasferimento max.: Numero massimo di ore che possono essere riportate al mese successivo come ore di straordinario. Questi valori sono standard e vengono utilizzati durante la prima configurazione o il reset del tracciamento dell’orario di lavoro.
Casella di controllo Mostra utenti disattivati: Consente di mostrare o nascondere le impostazioni relative all’orario di lavoro degli utenti disattivati.

Scheda Impostazioni utente:

Tabella: Registrazione dell’orario di lavoro giornaliero previsto e delle pause.
- Importante: Solo se gli orari stimati sono stati inseriti correttamente è possibile calcolare in modo corretto ferie, giorni di malattia e altre assenze, nonché il saldo (ore di straordinario/ore in meno).
Durata minima della pausa: Questo lasso di tempo viene detratto automaticamente dalle ore lavorative giornaliere se la pausa non viene interrotta attivamente sul software.
Durata totale minima: Se non si raggiunge questo valore minimo (ad es. 2 ore), il tempo di quel giorno non verrà conteggiato (una sicurezza per evitare tracciamenti errati).
Lavoro straordinario incluso:: Il saldo positivo aumenta solo quando viene superata la somma tra ore di lavoro previste e ore di straordinario incluse. Questi valori sono valori predefiniti utilizzati durante la configurazione iniziale o la riconfigurazione del sistema di tracciamento dell’orario lavorativo.
Trasferimento max.: Numero massimo di ore che possono essere riportate al mese successivo come ore di straordinario. Questi valori sono valori predefiniti utilizzati durante la configurazione iniziale o la riconfigurazione del sistema di tracciamento dell’orario lavorativo.
Registrazione dell’orario di lavoro dal: Il modulo diventerà attivo per l’utente solo a partire dalla data qui indicata. Per gli utenti appena creati, viene impostata la data di creazione dell’account utente (vedi scheda Generale)

Scheda “Impostazioni ferie”

Tramite il menu a tendina “Anno” è possibile impostare il diritto alle ferie in giorni all’anno. Inizialmente, le informazioni vengono prese dalla scheda Impostazioni utente → “Ferie residue valide fino al”.
Vengono registrati solo gli utenti che utilizzano attivamente il sistema di registrazione dell’orario di lavoro.
Importante: Il campo «Ferie residue valide fino al (GG.MM)» deve essere compilato affinché i giorni di ferie residue vengano correttamente riportati all’anno successivo.

Impostazioni generali globali

In Extra → Impostazioni → Impostazioni di base → Scheda Altro è possibile definire:

Modifica retroattiva: Numero di giorni entro i quali è possibile correggere a posteriori l’orario di lavoro.
Indirizzi Email centrali: Inserisci qui gli indirizzi per le notifiche relative alle richieste di ferie (ad esempio per i sostituti o per gli utenti senza un responsabile di gruppo fisso).

Esportazione degli orari di lavoro

Tramite Extra → Esportazione dati è possibile esportare in un file CSV le ore di straordinario mensili, le ferie/assenze per malattia mensili o una panoramica annuale di tutte le ferie/assenze per malattia, per l’ulteriore elaborazione in programmi di contabilità salariale.

A tal fine è necessario disporre del diritto utente “Esportazione dati” nella categoria Esportazione / Liste di stampa .

Suggerimento: Verifica dei tempi tracciati

Di tanto in tanto è bene verificare la coerenza delle ore di lavoro tracciate. Ciò consente di individuare tempestivamente eventuali incongruenze e di apportare le correzioni necessarie in tempi rapidi.

Scenario: Modifica dell’orario di lavoro previsto dal contratto

Un dipendente riduce il proprio orario di lavoro da 40 ore (5 giorni) a 32 ore (4 giorni). Il suo diritto alle ferie ammontava finora a 29 giorni all’anno.

1. Il momento ideale

Effettuare la modifica esattamente il giorno in cui entra in vigore la nuova disposizione contrattuale (ad es. il 1° del mese).

2. Modifica delle ore stimate

Accedi alle impostazioni utente relative al tracciamento dell’orario di lavoro:

Modifica l’orario di lavoro previsto da 40:00 a 32:00 ore.
IMPORTANTE: La data di inizio originaria del tracciamento delle ore lavorativenon deve essere modificata! Solo così la cronologia (mesi/anni passati) e il saldo accumulato fino a quel momento rimarranno corretti.

3. Modifica del diritto alle ferie

Poiché il numero di giorni lavorativi è cambiato, anche il diritto alle ferie dovrebbe essere ricalcolato e adeguato tenendo conto delle ferie già godute.

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