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Contactos
Jerarquía de contactos
Si prueba la nueva función y la vuelve a desactivar, se eliminarán todos los enlaces jerárquicos y las categorías de contactos. Por esta razón, de momento sólo pruebe la nueva función con los contactos recién creados, mientras no haya decidido utilizar la función de forma permanente.
La pestaña “Relaciones” permite vincular los contactos entre sí. Esta área se ha ampliado para mapear las relaciones de los contactos jerárquicamente. El resultado es una jerarquía de contactos en forma de estructura de árbol en la que se muestran, por ejemplo, todas las personas de contacto y su relación entre ellas en una empresa. La nueva jerarquía de contactos estructura su base de datos de contactos de forma aún más clara. Red de contactos dentro de la estructura de árbol para ver exactamente quién es el contacto correcto en qué nivel de una institución en cualquier momento.
Categoría de contacto
La categoría de contacto es una extensión de relaciones que actualmente se pueden mantener en onOffice. Puede utilizar el campo para especificar el tipo de contacto. En la administración ya están definidas varias categorías de contacto. Por ejemplo, puede hacer contactos a empresas, oficinas comerciales, departamentos, clientes comerciales, comunidades de herederos o propietarios. El campo Categoría de contacto se crea inactivo en su versión de onOffice. Al habilitarlo, se activan varios campos y filtros de campo, que son necesarios para las visualizaciones de la jerarquía de contactos.
Administración
En la administración, los ajustes de las categorías de contactos pueden realizarse en varios puntos. No sólo se activa el campo en la administración, sino que se pueden crear categorías de contactos adicionales, ampliar o restringir los filtros de los campos y añadir listas de campos de designación.
Campos de entrada
En la , se puede activar el campo categoría de contacto. Al activarlo, se añaden campos adicionales que sólo se muestran para determinadas categorías de contactos a través de filtros de campo.
Los diferentes campos son campos de enlace y de etiqueta que coinciden con las categorías de contactos. Esto facilita la creación de jerarquías de contactos de forma rápida y sencilla. Los campos son, por ejemplo, oficina o departamento. Los campos de designación sólo se muestran para la categoría de contacto correspondiente y pueden utilizarse en las listas.
Los filtros de campo también se establecen inicialmente para las nuevas categorías de contactos, ya que no todos los campos son necesarios para todas las categorías de contactos. Por ejemplo, los campos nombre y apellido no se utilizan para una empresa. Los filtros de campo pueden ser ampliados o restringidos para todos los campos posteriormente. Para ello, lea la siguiente sección Filtros de campo: Categoría de contacto.
Filtro de campo: Categoría de contacto
Al activar la categoría de contacto se amplían los filtros de campo. En los filtros de campo, también verá la nueva categoría “Categoría de contacto”. Aquí encontrará todos los valores del sistema y sus valores clave creados individualmente. Para una gran parte de los campos contenidos en los contactos, los filtros de campo ya se han establecido en la nueva categoría. Estos no son fijos, sino que pueden ser modificados por usted según sus necesidades. Dado que los campos individuales todavía no tienen un filtro de campo establecido en la nueva categoría, esto tendría que ser actualizado por usted – si es necesario.
Campos de selección singular
En , puede crear y gestionar sus propias categorías de contactos además de las existentes. Puede definir en la configuración de los campos personalizados lo que se muestra en el campo de enlace de la respectiva categoría de contacto.
Persona jurídica: En la columna Asunto legal, se puede establecer un asunto legal para las propias categorías de contactos. En el caso de los valores del sistema, el tema legal está predefinido y no puede modificarse.
Derivación de la dirección postal: Esta columna puede utilizarse para especificar la entidad jurídica de nivel superior de la que se deriva la dirección postal. Sólo se pueden seleccionar los valores “persona jurídica” o “asociación”. Tenga en cuenta: Hay una derivación de la dirección postal de la oficina al departamento.
Campo de designación: El nombre del contacto se establece a través del campo de designación y se define lo que se muestra en varios campos. Esto también es posible sólo para las categorías de contactos recién creadas. Para los valores del sistema, la designación está predefinida y no se puede cambiar. El campo de designación puede mostrarse en las ventanas emergentes de asignación (listas/formularios), por ejemplo. Tenga en cuenta: El campo de designación no debe modificarse posteriormente. Un cambio posterior puede dar lugar a datos incoherentes y a resultados de búsqueda no deseados en los conjuntos de datos existentes.
Si crea sus propias categorías de contactos, hay que tener en cuenta algunas cosas. Recuerde que para los valores clave individuales, el campo de designación debe crearse primero como campo de entrada. Los filtros de campo en el campo de designación que ha creado sólo se pueden establecer una vez que se ha creado la nueva categoría de contacto.
Listas/Formularios
En varias listas de contactos, formularios y ventanas emergentes, se pueden asignar los campos de designación de las distintas categorías de contactos. Además, existe la posibilidad de añadir un campo “Contacto”, a través del cual se muestra el campo de designación del registro de datos del contacto correspondiente.
Otra función importante es la que ofrecen los campos de enlace en los formularios para crear nuevos contactos. Permiten crear la empresa o el departamento además del cliente comercial o vincular directamente los existentes. Puede establecerlo en el formulario de creación de nuevas direcciones a partir de la asignación de correos electrónicos).
Tenga en cuenta que este formulario no sólo se aplica a la creación de nuevos contactos a partir de un correo electrónico, sino también a las tareas, citas y proyectos.
Contactos
A través del nuevo campo categoría de contacto, los contactos existentes pueden añadirse a nuevas jerarquías de contactos o las empresas pueden identificarse como tales por primera vez en onOffice enterprise. Utilice la categoría de contacto para representar a empresas, comunidades de herederos o propietarios. A continuación se indican los lugares en los que se pueden editar los contactos, establecer enlaces/asignaciones y visualizarlas gráficamente.
Datos generales
Si se activa la categoría de contacto en la administración, se activan otros campos y se establecen filtros de campo en varios campos para que sólo se muestren para determinadas categorías de contacto. Se añaden varios campos de enlace y designación a la categoría de datos generales, que pueden mostrarse en listas y formularios. Estos campos son, por ejemplo, oficina, empresa o departamento, que se muestran para un contacto en la categoría de contacto cliente comercial.
Si ya ha creado empresas, oficinas y/o departamentos, puede encontrarlos y vincularlos en un cliente comercial mediante la entrada o la lupa
en los campos de enlace. En los campos de enlace, sólo se encuentran los contactos respectivos de la categoría de contacto correspondiente. Tenga en cuenta que las direcciones postales se derivan tal y como están almacenadas en la administración.
Si faltan contactos en su jerarquía, puede crearlos en los campos de enlace utilizando el símbolo de suma
. Se abre una caja de luz en la que se pueden introducir los datos más importantes de la empresa, la oficina o el departamento.
Pestaña relaciones
La pestaña de relaciones cambia en función de la categoría de contacto establecida, de modo que en un contacto de la persona jurídica, la “persona física” además de las relaciones personales ya conocidas (contactos principales/subcontactos), se muestra en la relación jerárquica “nivel superior”.
En el contacto de la entidad legal “persona jurídica” o “asociación” sólo se muestran las relaciones jerárquicas “nivel superior” y “nivel subordinado / contactos”. A través de los nuevos cuadros de relación, se puede abrir la vista de jerarquía, crear nuevos contactos y asignar los existentes.
Vista jerárquica: Se abre la vista de jerarquía del contacto.
Nuevo: Se abre la vista para crear un nuevo contacto, que está directamente vinculado al antiguo contacto.
Asignar: Se puede añadir un contacto existente a la jerarquía a través de la ventana emergente de asignación.
Ventana emergente de asignación – Pestaña de relaciones
La ventana emergente de asignación se utiliza en muchos lugares en onOffice enterprise. En la pestaña de relaciones, el botón “Asignar” permite asignar los contactos existentes en las categorías “nivel superior” y “nivel subordinado / contactos”. En este sentido, juega un papel importante, ya que se puede realizar una búsqueda limitada de una categoría de contacto en la ventana emergente y reconocer directamente en la lista de resultados a través de la columna “posible tipo de asignación” si se trata de una asignación principal o secundaria. Otra característica de la ventana emergente de asignación o de la lista de resultados es que los campos de designación de las direcciones se muestran en la columna “Contacto”. Tenga en cuenta que la columna cambia en función de la categoría del contacto.
Ventana emergente de asignación – General
Las demás ventanas emergentes de asignación de contactos no se ven afectadas por los ajustes mencionados, excepto la búsqueda a través de la categoría de contactos. Si quiere añadir la columna de campos de designación a la ventana emergente de asignación “normal”, puede hacerlo en a través del campo “Contacto” en “Campos disponibles: avanzado”.
Vista jerárquica
La vista jerárquica es una herramienta importante para representar gráficamente toda la estructura de la empresa de un vistazo. La vista jerárquica se puede llamar desde cualquier contacto que tenga al menos un nivel superior o subordinado. La vista se puede abrir a través del icono 
en la barra de información del contacto correspondiente. Las ramas individuales se pueden plegar por separado.
Lista de actividades
Si los contactos están subordinados a una empresa, las actividades de los contactos subordinados también se muestran en «Actividades». Esta función se activa cuando se activa la categoría de contacto. Sin embargo, puede desactivarlo en la configuración de la vista de las actividades a través de la opción “Mostrar las actividades de los contactos subordinados”. La activación posterior es posible.
Asistente de cambio
¿Qué hacer cuando un cliente comercial deja una empresa y/o cambia de empresa? Para que el cambio de un cliente comercial a una nueva empresa sea lo más sencillo posible, onOffice ha creado un asistente de cambio para este caso, que realiza el cambio con usted en pocos pasos.
Las posibilidades que ofrece el asistente de cambios son, por ejemplo, crear nuevas empresas, archivar la dirección de cambio incluyendo las actividades o dejar las actividades en la empresa existente y crear un duplicado de la dirección de cambio para asignarla a una empresa existente o nueva.
Vista de la lista de contactos
La vista de la lista de contactos es el primer lugar donde se muestran los contactos. Con las categorías de contactos activadas, también puedes hacer aquí algunos cambios útiles para trabajar con ellas cómodamente.
Configuración de la lista
Para mostrar las categorías de contactos con la mayor precisión posible, es necesario realizar algunos ajustes en las listas. Esto puede hacerse para cada pestaña y usuario a través del icono 
para la configuración de la lista. Los campos útiles que pueden añadirse allí son el campo «Contacto» ya mencionado anteriormente, o los diversos campos de designación de las categorías individuales de contacto. El campo “Contacto” sólo se utiliza para emitir el campo de designación almacenado del contacto correspondiente. Para ver mejor a qué empresa o departamento pertenece un cliente comercial, también debe activar los campos de designación respectivos para la lista.
Pestaña de listas
Una vez activada la categoría de contactos, puede crear pestañas de lista de las distintas categorías de contacto. La pestaña de listas con una categoría de contacto seleccionada tienen una gran ventaja, a diferencia de las pestañas estándar, con listas de trabajo o filtros. En esta pestaña, los contactos pueden crearse directamente con la respectiva categoría de contacto a través del símbolo más
.
Búsqueda rápida
Si activa la categoría de contactos para la búsqueda rápida, hay una opción adicional “Incluir subordinados” en los ajustes. Así, si selecciona una categoría de contacto y también hace una entrada en uno de los campos de búsqueda, los contactos subordinados también se mostrarán en los aciertos de la búsqueda en la lista de resultados. Por ejemplo, no sólo se encuentran las empresas, sino también todos los empleados que están subordinados a las empresas.
