Inviare email

Nella scheda Contenuto si definisce il tipo di Email che si sta scrivendo (area di invio), a chi si sta scrivendo (area del destinatario) e quale modello (area del modello) / testo (area del testo) deve essere incluso.

Quali tipi di Email esistono in enterprise? Oltre alla semplice Email, sono disponibili anche le Email di massa, il fax e la combinazione di Email e fax.

La scheda “Contenuto” offre le seguenti funzioni:

• Area di invio
  • Identità: qui è possibile selezionare l’indirizzo Email del mittente se si gestisce più di una casella di posta elettronica. L’indirizzo attualmente aperto come casella postale verrà preselezionato.
  • Fax: può essere utilizzato per inviare fax . Verrà visualizzata la riga Fax per l’immissione dei numeri di fax.
  • Email di massa: Con questo pulsante è possibile attivare la funzione email di massa.
  • BCC: attiva il campo dell’indirizzo “BCC” nell’area dei destinatari.
• Area mittente:
  • A: Digita l’inizio del nome o dell’indirizzo Email nel campo. onOffice enterprise edition cerca le voci adatte tra i record di dati di contatto/ gli ultimi indirizzi Email inseriti e li propone.
    È possibile inserire più destinatari nel campo, che riceveranno poi la stessa Email. Ogni destinatario può vedere a chi è stata inviata la Mail. Per ogni destinatario viene creata anche una voce di attività. Attenzione: L’uso di macro di contatto non è possibile in questo caso (poiché non c’è un chiaro riferimento ai singoli contatti).
    I follow-up e gli aggiornamenti delle informazioni di contatto (ultimo contatto, ecc.) sono impostati per ciascun destinatario nel campo “A”.
  • Se si inserisce una voce nel campo “A”, la selezione viene impedita nella scheda “Destinatari separati”.
    Se ci sono destinatari (attivi) nella scheda “Destinatari separati”, la selezione viene impedita nel campo “A”.
  • CC: È possibile inviare una copia dell’Email ad altri destinatari. Per aggiungere un destinatario CCN, è necessario aggiungere il campo corrispondente tramite il pulsante “CCN” nell’area di invio.
  • CCN: Se hai utilizzato il pulsante “CCN”, verrà visualizzata una riga dedicata ai destinatari CCN.
    Quando si utilizzano destinatari in CCN, tieni presente quanto segue riguardo alla visibilità dell’inserimento in CCN:

    • Quando posso vedere il destinatario CCN in un’Email inviata?
      L’informazione è visibile nell’Email inviata (Posta inviata). Significa che chiunque abbia accesso alla casella di posta di invio può vedere la voce.
      Se uno degli altri destinatari ha accesso anche alla casella di posta CCN, allora potrà vedere a sua volta la voce. 
      Alle persone che non hanno accesso alla casella di invio, la voce non viene visualizzata.

    • Quando posso vedere il destinatario CCN in un’Email ricevuta? 
      Se ricevono un’Email come destinatari in CCN, allora vedranno la voce. Per i destinatari in CC non viene creata alcuna voce di attività.
      Potranno comunque visualizzare la voce se hanno accesso alla casella di posta da cui è stata inviata l’Email
      

• Modelli:
  • Modello: Seleziona un modello dall’elenco dei modelli oppure seleziona una bozza salvata. È possibile selezionare anche un modello standard.
  • Salva / Elimina: Queste icone appaiono solo se hai il diritto utente per scrivere o eliminare i modelli. Il pulsante Salva può essere utilizzato per salvare un’Email scritta come modello o per salvare le modifiche a un modello esistente. Se si dispone dei diritti utente necessari, è possibile contrassegnare il nuovo modello come privato.
    Utilizza l’icona del “cestino” per eliminare i modelli non necessari.
  • Modello predefinito; una volta selezionato un modello, è possibile impostarlo come modello predefinito o rimuovere in qualsiasi momento quello già impostato. Il modello predefinito viene caricato direttamente all’apertura della finestra di dialogo.
• Area di contenuto:
  • Formato: Se si desidera formattare il testo o includere immagini nell’Email, il formato deve essere cambiato da testo a HTML. Il valore predefinito può essere impostato nelle impostazioni dell’utente nella scheda Email.
    Qui è possibile impostare anche altre impostazioni predefinite, come il carattere, i prefissi per le risposte, ecc.
  • Oggetto: Qui si può inserire solo il testo, una formattazione non è possibile. Tuttavia, l’inserimento delle macro è possibile.
  • Email: Qui è possibile creare il testo o personalizzare il modello selezionato. È possibile inserire formulazioni di uso frequente tramite testi rapidi .
    È inoltre possibile utilizzare il CKEditor per inserire nel testo immagini, link e formattazione del testo. Questo è possibile solo per le Email in formato HTML.
  • Firma: Seleziona una firma. Le firme possono essere create nelle impostazioni dell’utente. È disponibile anche un tutorial a riguardo.
  • Collega un progetto: Qui è possibile collegare un progetto all’Email se è stato attivato il modulo di gestione progetti. I numeri e i titoli dei progetti possono essere trovati utilizzando la funzione di ricerca.
  • Traccia invio: Quando si inviano Email di massa o normali messaggi di posta elettronica, è possibile anche verificare chi ha aperto l’Email. A tal fine è disponibile il modulo aggiuntivo «Marketing-Box». Lì troverai anche informazioni dettagliate sul funzionamento e sulla configurazione.
  • Strumenti di intelligenza artificiale: Tramite l’icona “Strumenti intelligenza artificiale” sono disponibili diverse funzioni per migliorare le Email utilizzando l’intelligenza artificiale. Seleziona il testo che desideri migliorare nell’area del contenuto e scegli un’opzione dallo “strumento AI”. La risposta generata viene visualizzata sopra il testo selezionato. Sono disponibili le seguenti funzioni: “Come istruzione”, “Modificare la forma di saluto”, “Formulare una risposta”, “Correggere errori”, “Formulare i punti chiave”, “Riformulare” e “Riassumere”. “Come istruzione” è una richiesta generica che puoi dare tu stesso.

    
    Per poter utilizzare gli “strumenti AI”, è necessario disporre di un account con chiave API presso OpenAI, il quale puoi poi collegare a onOffice enterprise nelle impostazioni di base. La chiave API è disponibile all’indirizzo https://platform.openai.com/account/api-keys.

È possibile contrassegnare l’Email come privata utilizzando l’icona del lucchetto a sinistra di “Salva come bozza”. Ciò significa che le attività generate da questa Email sono visibili solo agli utenti che hanno accesso alla casella di posta del mittente o del destinatario. Nota che il diritto dell’utente “Segna le Email come private” deve essere impostato. Tramite l’impostazione Email “VIP” è inoltre possibile applicare questa opzione all’intera casella di posta.

Clicca sul pulsante “Salva come bozza” per salvare il testo nella cartella “Bozze”. Queste bozze Email possono essere consultate solo nel compositore Email e non tramite i modelli / la gestione dei file.

Se si risponde o si inoltra un’Email, si ha la possibilità di eliminare il messaggio originale dopo averlo inviato o di spostarlo in una delle proprie cartelle di posta elettronica. A tal fine, spunta la casella “messaggio originale dopo l’invio” e seleziona la cartella in cui spostare l’Email originale.

Se si invia un’Email a più destinatari, è possibile inviarla in copia (CC) o in copia conoscenza nascosta (CCN). In questo modo, tuttavia, verrà inviata un’Email identica a tutti. La personalizzazione, soprattutto dei saluti, non è possibile.

Con “Destinatari separati” puoi anche inviare un’Email singolarmente a più destinatari. Poiché ogni Email viene creata singolarmente, nessuno può vedere che l’Email è stata inviata a più destinatari.

Se non si conosce il nome esatto, è possibile cercare i contatti tramite “Ricerca dettagliata”. È possibile effettuare una ricerca dettagliata, aggiungere intere liste di contatti con liste di lavoro / filtri o aggiungere contatti di proprietari, interessati, acquirenti / inquilini a un immobile collegato.

Dalla lista di contatti visualizzata, è possibile utilizzare la casella di spunta per determinare quali contatti devono essere trasferiti alla lista dei destinatari.

I contatti selezionati appaiono nella lista. I contatti privi di un indirizzo Email valido sono visualizzati in rosso nell’elenco e non presentano alcun segno di spunta nella colonna “A”. Solo i contatti con spunta saranno considerati durante l’invio. Se il contatto ha un numero di fax, la colonna Fax viene visualizzata con un segno di spunta e il contatto viene visualizzato in verde.

I contatti con un’ avvertenza sono etichettati con un e il testo dell’avvertenza viene visualizzato al passaggio del mouse.

Il numero accanto al simbolo del contatto nella parte inferiore dell’Email indica il numero di contatti collegati con un indirizzo Email valido.

Vuoi proporre un immobile a un potenziale acquirente e allegare una brochure adeguata? L’invio dell’Email deve essere documentato in cronologia? Tutto questo è possibile se si collega un immobile.

Digita, ad esempio, l’inizio del Numero di immobile nel campo “Ricerca rapida”. onOffice enterprise edition cercherà le voci corrispondenti.

È possibile cercare gli immobili tramite “Ricerca dettagliata”. Puoi effettuare una ricerca dettagliata o aggiungere intere liste di immobili con liste di lavoro / filtri

Dalla lista degli immobili visualizzati, è possibile utilizzare la casella di spunta per determinare quali devono essere trasferiti alla lista dei destinatari.

Qui è possibile aggiungere allegati alle Email, ad esempio i propri file, i file degli immobili o contatti collegati, nonché le brochure. Qui possono essere inseriti anche gli allegati standard.
Le brochure vengono create come allegati per ogni immobile collegato.

L’”Archivio online” contiene tutti i file salvati su Modifica >> Modelli / File >> Scheda File.

Un allegato standard è allegato a ogni Email e non può essere selezionato alla voce “Propri”. Il file appare sempre tra gli allegati attivati e nell’elenco degli allegati selezionati. Se non si desidera che l’allegato standard venga inviato per Email, è possibile eliminare il file dall’elenco degli “Allegati attivati”.

All’estrema sinistra, seleziona l’area da cui deve provenire l’allegato. Al centro viene visualizzato l’elenco degli “Allegati disponibili”. Gli allegati attivati sono visualizzati a destra e quelli standard in basso a destra.

Qui è possibile effettuare ulteriori impostazioni, che si applicano all’invio.

Vengono salvate in modo permanente tramite il pulsante “Salva le impostazioni per le nuove Email come predefinite”.
Non è invece possibile salvare la seconda categoria “Altre impostazioni”.

Impostazioni generali della posta elettronica

• Conferma
  Selezionando “Richiedi conferma di lettura”, viene chiesto al destinatario se desidera ricevere una conferma di ricezione quando riceve l’Email. Se il destinatario è d’accordo, riceverai una conferma di lettura via Email.
• Copia
  Se l’opzione “Crea una copia per me” è attivata, al momento dell’invio dell’Email viene inviata una copia al proprio indirizzo Email.

Crea dopo l’invio di un’Email

Compito

• Rinviare: Specifica quanto tempo dopo l’invio dell’Email il compito generato deve essere rinviato. Se nel campo “Giorni” non viene inserito nulla o viene inserito uno 0, ma viene specificato un orario, la scadenza del compito verrà posticipata al giorno corrente.
• Responsabilità: Specifica qui chi è responsabile del compito.
• Esecutore: L’esecutore viene definito qui a seconda del gruppo responsabile.
• Oggetto:  L’oggetto del compito può essere inserito qui. Se non viene inserito alcun oggetto, verrà utilizzato l’oggetto dell’Email inviata.
• Descrizione: Il testo di descrizione del compito viene definito qui. Se l’oggetto viene lasciato vuoto, verrà utilizzato il testo dell’Email.
• Tipo:  Tipo di compito.

Promemoria

• Imposta un promemoria tra X giorni per qualsiasi utente
  Vuoi ricontattare questo utente interessato dopo qualche giorno? Imposta allora un promemoria con un commento adeguato.
• Non scrivere agli interessati che sono già stati avvisati
  Se si dispone di un ampio elenco di interessati collegati, è opportuno attivare questa opzione. In questo modo si evita che un potenziale acquirente riceva una seconda volta la brochure di un determinato immobile.
  Attenzione: Se più immobili sono collegati e tra questi c’è almeno un nuovo immobile, anche l’interessato precedentemente contattato verrà ricontattato.

Qui puoi trovare un video dettagliato sul tema promemoria via Email.

Salvare l’impostazione come predefinita in modo permanente

• È possibile salvare le impostazioni citate qui sopra come predefinite per tutte le Email future. Queste impostazioni predefinite si applicano anche alle Email a cui si risponde.

Le impostazioni descritte in seguito non vengono salvate con le impostazioni predefinite.

Invio posticipato dell’Email

• Può essere impostato per inviare l’Email solo alla data e ora selezionate. Qui è possibile specificare la data e l’ora di invio. L’invio posticipato di Email è possibile solo se onOffice è anche il provider di Email. L’amministratore può darti più informazioni a riguardo. Nota: Le Email di massa con più di 100 destinatari non possono essere inviate tramite questa funzione.

Brochure in PDF e lettera in PDF

• Se con l’Email vengono inviate una lettera e una brochure in formato PDF, è possibile scegliere se i due documenti vengono inviati separatamente o in un unico documento.

Ulteriori impostazioni

• Cronologia: Per quanto riguarda le Email di massa, è possibile decidere se creare o meno una voce in cronologia. Se nelle impostazioni di base ( Extra >> Impostazioni >> Impostazioni di base >> Scheda Altro) è stata attivata l’opzione “Inserisci generazione della brochure nella cronologia”, le voci vengono sempre create e l’opzione è disattivata.
• Priorità: La priorità può essere impostata qui.

È possibile visualizzare un’anteprima dell’Email in qualsiasi momento. Le macro utilizzate vengono già sostituite con i dati dei record di contatto e di immobile collegati. Nel processo vengono creati anche gli allegati.

Nota che l’anteprima non può visualizzare i dati di tutti i destinatari. Nell’anteprima viene visualizzato solo il primo record di dati del contatto o dell’immobile.

Controlla sempre l’anteprima e la firma corretta prima dell’invio.

Inviare

Una volta che il testo e tutti gli allegati ecc. sono disponibili, l’Email può essere inviata cliccando sul pulsante “Invia”. Per un controllo più semplice, in fondo al popup, accanto alle icone, viene visualizzato il numero di contatti, immobili e allegati collegati. Accanto ad essi si trovano i pulsanti “Crea anteprima”, “Invia come Email” e “Crea PDF”.

Qui puoi anche salvare il testo dell’Email come bozza. Le bozze vengono ricaricate tramite la selezione del modello.

Quando si risponde o si inoltra una Email, è possibile spostare direttamente anche il messaggio originale (tramite la casella di controllo e il menu di selezione in “Messaggio originale dopo l’invio”).