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Servizi onOffice – Newsletter Connector

La sincronizzazione con Brevo funziona solo con gli account utente Brevo tedeschi o inglesi. L’assegnazione dei campi (nome, cognome ecc.) funziona solo se i campi Brevo sono disponibili in queste lingue.

Inhaltsverzeichnis

Descrizione:
Attivazione
Istruzioni
Impostazione dell’interfaccia
Sincronizzare i contatti per la prima volta
Note importanti
Più informazioni
Cosa viene trasferito?

Descrizione:

Create un ponte tra il tuo strumento di Email marketing e onOffice enterprise – con il nostro Newsletter Connector. L’interfaccia garantisce uno scambio di dati senza problemi tra Mailchimp o Brevo (ex Sendinblue) e la versione enterprise di onOffice. Esportazioni e importazioni che richiedono tempo o inserimenti errati? Questo ormai fa parte del passato!

✅ Sincronizzazione automatica

Tutti i contatti rilevanti vengono automaticamente sincronizzati con il loro indirizzo Email, lo stato di iscrizione e i tag importanti. Ciò significa che i tuoi dati sono sempre aggiornati in entrambi i sistemi, senza ulteriori clic!

✅ Panoramica completa delle attività

Ogni mail inviata tramite il tuo strumento esterno viene registrata senza problemi da onOffice enterprise come attività nel rispettivo record di dati. È sempre possibile vedere esattamente quando un contatto ha ricevuto una determinata newsletter.

✅ Risparmio di tempo e manutenzione efficiente dei dati

Con il Newsletter Connector di onOffice, puoi ridurre il carico di lavoro manuale e mantenere il tuo database allo stesso tempo. Nessun duplicato, nessuna noiosa esportazione e importazione di elenchi di contatti: la manutenzione dei dati funziona da sola.

Il marketing efficiente con le newsletter non è mai stato così facile.

Attivazione

Attiva subito il nostro Newsletter Connector qui nel Marketplace e tieni sempre sotto controllo le tue attività Email!

Istruzioni

Le seguenti istruzioni si riferiscono alla configurazione del Connettore Newsletter di onOffice. Informazioni e assistenza per la configurazione e l’invio di newsletter con Mailchimp o Brevo (ex Sendinblue) sono disponibili presso i rispettivi provider.

Se si verificano errori durante la sincronizzazione di tutti o di singoli contatti, controllare prima le pagine di stato del server dei provider:

Mailchimp: https://status.mailchimp.com/
Brevo: https://status.brevo.com/
onOffice: https://onOffice.com/status-news/

Impostazione dell’interfaccia

Per collegare onOffice enterprise al servizio desiderato tramite il Newsletter Connector, segui la seguente procedura:

Per prima cosa crea un account con Mailchimp / Brevo, se non ne hai già uno.
Note importanti:
1. Il gruppo “Destinatari” in Mailchimp / la lista in Brevo viene creata automaticamente attivando l’interfaccia. In questo caso è essenziale che si chiami “onoffice” (non onOffice!) per garantire un trasferimento dei dati senza problemi.
2. L’account Mailchimp gratuito contiene solo un gruppo “destinatari”. Per assicurarsi che sia possibile creare un gruppo di destinatari durante l’impostazione del Newsletter Connector, verifica prima che sia disponibile nel proprio account.
3. Il Newsletter Connector può prendere in considerazione solo i nomi dei campi in tedesco e in inglese (nome, cognome, ecc.).
Se disponi di un account utente esistente, verifica prima della sincronizzazione se desideri esportare i gruppi di destinatari come backup. Durante la sincronizzazione, i contatti esistenti vengono aggiornati ed eventuali tag vengono trasferiti a onOffice enterprise.
Attiva il Newsletter Connector nel Marketplace di onOffice.
Apri il Newsletter Connector dalla barra del menu di onOffice enterprise sotto Marketplace >> Newsletter Connector >> Sincronizzazione contatti.

Si aprirà un pop-up. Selezionare il servizio desiderato (Mailchimp o Brevo).

Inserire la chiave API del proprio account utente nel campo “Chiave API”. Per istruzioni dettagliate, clicca sul link sotto il campo di immissione. Breve: puoi trovare la chiave API nel tuo account Mailchimp alla voce Strumenti >> Chiave API e nel tuo account Brevo alla voce “SMTP & API”. Segui le istruzioni del tuo provider per creare la chiave API.

Utilizza le caselle di controllo per selezionare le azioni per le quali deve essere creata un’attività nei record di dati. “Login” e “Logout” sono preselezionati e non possono essere deselezionati. Mailchimp offre anche le opzioni “Delivered” e “Hard Bounce”.

Con Brevo, inoltre, è possibile scegliere tra “Abilitato”, “Apertura”, “Click” e “Rimbalzo duro”.

Cliccate su “Salva” e la connessione tra onOffice enterprise e il tuostrumento di newsletter sarà stabilita.

Sincronizzare i contatti per la prima volta

Per mettere in funzione il Newsletter Connector, i contatti i devono essere sincronizzati manualmente una volta. A tal fine, avviare il servizio tramite la barra dei menu sotto Marketplace >> Connettore Newsletter >> Sincronizzazione contatti. Si aprirà il pop-up che già conoscete. Fare clic sul pulsante “Avvia sincronizzazione”.

Il sistema sincronizza ora tutti i contatti la cui impostazione della newsletter è impostata su “Sì”. Una volta eseguita questa procedura, i nuovi contatti o le modifiche ai campi esistenti “Saluto”, “Nome”, “Cognome”, “Email”, “Newsletter” e “Tag Newsletter” (solo Mailchimp) vengono sincronizzati automaticamente in background.

Note importanti

Brevo non può elaborare le notifiche di modifica (login e logout) durante la sincronizzazione. Assicurati quindi di eseguire la sincronizzazione in un momento in cui non prevedi modifiche. Dopo la sincronizzazione, verificare anche quali contatti sono stati aggiornati in Brevo durante questo periodo.

La sincronizzazione può richiedere un certo tempo a seconda del numero di contatti. La visualizzazione nel pop-up non viene aggiornata automaticamente. Attendere qualche minuto prima di aggiornare o riaprire la finestra.

Sia Mailchimp che Brevo funzionano con un sistema di code. In Mailchimp, si può notare come il numero di contatti aumenti costantemente durante la sincronizzazione fino al completamento del processo. Con Brevo, invece, possono essere necessari fino a 30 minuti perché tutti i contatti appaiano nell’elenco. Pertanto, presta attenzione alle notifiche nel tuo account utente con entrambi i provider.

Anche dopo una sincronizzazione completa, il numero di iscritti visualizzato nel pop-up può differire leggermente tra onOffice enterprise e il tuo strumento di newsletter. Le possibili cause sono

Il tuo provider di newsletter rifiuta i contatti. Con Mailchimp, questo potrebbe essere il caso di contatti che sono stati precedentemente eliminati invece di essere archiviati (per maggiori informazioni su Mailchimp sui contatti eliminati e sui contatti cancellati).
Manca l’autorizzazione di lettura per alcuni contatti in onOffice enterprise.
In onOffice enterprise ci sono dei duplicati di Email, cioè diversi contatti con lo stesso indirizzo Email. Ogni indirizzo Email esiste solo una volta nello strumento della newsletter.
Alcuni record di dati contengono indirizzi Email non validi. La sincronizzazione non è possibile per i contatti con un indirizzo Email non valido o mancante.

Più informazioni

Dopo aver salvato la chiave API, Mailchimp e Brevo creano un webhook che controlla il trasferimento delle modifiche a onOffice enterprise. In linea di principio, è possibile personalizzarlo, ma si consiglia vivamente di non farlo.

Il motivo: Se la configurazione del webhook non è corretta, è possibile che le disiscrizioni alla newsletter non vengano trasferite a onOffice enterprise. Dopo un’altra sincronizzazione completa, un abbonato non iscritto riceverà nuovamente una newsletter nella campagna successiva. Si tratta di un reato legale ai sensi del GDPR.

Webhook in Mailchimp

In Mailchimp è possibile trovare i webhook sotto Gruppo di destinazione >> Ulteriori opzioni >> Impostazioni del gruppo di destinazione >> Webhooks “Gestisci webhooks” >> pulsante “Modifica”. Si apre una lightbox con tutte le impostazioni.

Seleziona le azioni per le quali deve avvenire il trasferimento a onOffice enterprise. Le opzioni comprendono “Iscritti”, “Cancellati”, “Aggiornamenti del profilo”, “Pulisci indirizzo Email”, “Cambia indirizzo Email” e “Invia campagne”. Per attivare e disattivare la creazione di un’attività nel record di dati per la rispettiva azione.

→ IMPORTANTE:

Se si modifica l’URL del webhook, il servizio potrebbe non funzionare più.
Non attivare mai l’opzione “Tramite l’API”, poiché in questo modo si attiva una risincronizzazione di tutti i contatti durante la sincronizzazione.

Webhook in Brevo

In Brevo, queste impostazioni si trovano in Impostazioni >> Contatti >> WebHook >> pulsante “Azioni” >> “Modifica”. Si apre una lightbox in cui è possibile effettuare le varie impostazioni.

Qui hai la possibilità di selezionare le azioni per le quali deve avvenire il trasferimento a onOffice enterprise. Le opzioni sono “Contrassegnato come spam”, “Aprire”, “Fare clic”, “Rimbalzo duro”, “Annullare l’iscrizione”, “Rimbalzo morbido” e “Consegnato”. Quando si aggiorna un contatto, è possibile scegliere tra “Aggiunto a un elenco”, “Aggiornato” e “Eliminato”.

→ IMPORTANTE:

Se si modifica l’URL del webhook, il servizio potrebbe non funzionare più.

Campo speciale “Saluto / Salutation”

Mailchimp crea automaticamente saluti come “Gentile Signore” e “Gentile Signora”. La condizione è che il campo “Saluto” / “Lettera di saluto” sia attivato nella tabella dei contatti di Mailchimp.

Cosa viene trasferito?

Sincronizzazione completa tramite la finestra del connettore della newsletter

OnOffice Enterprise è sempre il sistema principale per il Connettore Newsletter.
Se si effettua una sincronizzazione completa, tutti gli indirizzi il cui campo “Newsletter” contiene il valore “Sì” saranno trasferiti al tuo servizio di newsletter.
Se assegni dei tag ai vostri contatti in Mailchimp dopo una sincronizzazione completa, questi saranno trasferiti a onOffice enterprise durante la successiva sincronizzazione completa. Eccezione: L’etichetta “onoffice” non viene presa in considerazione. Il trasferimento dei tag da Mailchimp a onOffice enterprise avviene solo durante una sincronizzazione completa. Le modifiche individuali non vengono trasmesse immediatamente.
In Brevo si ha solo la possibilità di assegnare un’etichetta, che deve essere “onoffice” quando si utilizza il Connettore Newsletter.

Trasferire le modifiche individuali da onOffice enterprise al tuoservizio di newsletter

Il sistema tiene sempre conto di tutte le modifiche apportate ai campi “Saluto”, “Nome”, “Cognome”, “Indirizzo Email”, “Newsletter” e “Tag Newsletter” (solo Mailchimp).
Se si modificano i valori (Sì/No) nel campo “Newsletter”, si otterrà un’iscrizione/disiscrizione in Mailchimp o un’iscrizione/annullamento in Brevo.
puoi controllare i tag delle newsletter tramite onOffice enterprise e trasferirli immediatamente a Mailchimp. Attivarli o disattivarli. Vi preghiamo di non rinominare i tag nell’amministrazione di onOffice, perché questo porta a duplicati.
→ IMPORTANTE: Se si utilizza il campo del contatto “Privato” e lo si attiva per un contatto, questo non può essere sincronizzato.

Trasferire le modifiche individuali dal tuoservizio di newsletter a onOffice enterprise

In pratica, il connettore trasferisce tutte le iscrizioni e le cancellazioni della vostra newsletter a onOffice enterprise. Indipendentemente dal fatto che ciò sia fatto da un amministratore di Mailchimp o Brevo o dall’abbonato stesso.
Se cancellate o archiviate un contatto in Mailchimp o Brevo, il sistema imposta lo stato della newsletter in onOffice enterprise su “nessuna informazione”.
Il Connettore Newsletter ignora la funzione “Archivia tutto” di Mailchimp.
Il sistema non trasmette le modifiche individuali ai tag in Mailchimp a onOffice enterprise. Questo avviene solo con una sincronizzazione completa.
Non appena viene creato un nuovo contatto in Mailchimp o Brevo, avviene il trasferimento a onOffice enterprise. Ciò vale anche per la registrazione di un visitatore del sito web, a condizione che si effettui l’impostazione appropriata nel proprio strumento di newsletter. È possibile controllare o impedire questo fenomeno decidendo se il nuovo contatto viene creato o meno nel gruppo di destinazione “in ufficio”.

Documentate le attività in onOffice enterprise

Quando si accede e si esce, il sistema crea automaticamente un’attività nel record di dati corrispondente.
Nelle impostazioni del Newsletter Connector in onOffice enterprise, specificate se le attività devono essere create anche per altre campagne di newsletter. Sono possibili le seguenti opzioni:
- Mailchimp:
  - “Consegnato” – attività Email per ogni destinatario che riceve la newsletter
  - “Hard bounce” – La posta non può essere consegnata a causa di un hard bounce
- Brevo:
  - “Consegnato” – attività Email per ogni destinatario che riceve la newsletter
  - “Apertura” – il destinatario apre la newsletter
  - “Click” – il destinatario clicca su un link della newsletter
  - “Hard bounce” – La posta non può essere consegnata a causa di un hard bounce

Importante

Il Newsletter Connector non è abilitato per i gruppi. Questo significa che nelle impostazioni del Newsletter Connector puoi memorizzare una sola chiave API di Mailchimp / Brevo per ogni versione del cliente onOffice enterprise. Di conseguenza, onOffice enterprise può contare anche abbonati per i quali voi come utenti non avete l’autorizzazione di lettura.

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