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Marketplace
Servicios onOffice – Newsletter Connector
La sincronización con Brevo sólo funciona con cuentas de usuario Brevo alemanas o inglesas. La asignación de los campos (nombre, apellidos, etc.) sólo funciona si los campos Brevo están disponibles en estos idiomas.
Inhaltsverzeichnis
Descripción:
Construye un puente entre tu herramienta de marketing por correo electrónico y onOffice enterprise – con nuestro Newsletter Connector. La interfaz garantiza un intercambio de datos fluido entre Mailchimp o Brevo (antes Sendinblue) y tu versión onOffice enterprise. ¿Exportaciones e importaciones lentas o entradas incorrectas? ¡Eso fue hace tiempo!
✅ Sincronización automática
Todos los contactos relevantes se sincronizan automáticamente junto con su dirección de correo electrónico, estado de suscripción y etiquetas importantes. De este modo, tus datos estarán siempre actualizados en ambos sistemas, ¡sin más clics!
✅ Panorama completo de las actividades
Cada correo que envíes a través de tu herramienta externa es contabilizado sin problemas por onOffice enterprise como una actividad en el registro de datos correspondiente. En todo momento podrás ver exactamente qué contacto ha recibido qué newsletter.
✅ Ahorro de tiempo y mantenimiento eficaz de los datos
Con el Newsletter Connector de onOffice, puedes reducir tu carga de trabajo manual y mantener tu base de datos al mismo tiempo. Sin entradas duplicadas, sin tediosas exportaciones e importaciones de listas de contactos: el mantenimiento de los datos funciona por sí solo.
El marketing eficaz de newsletter nunca ha sido tan fácil.
Activación
Activa nuestro Newsletter Connector aquí en el Marketplace ahora y controla tus actividades de correo electrónico en todo momento
Instrucciones
Las siguientes instrucciones se refieren a la configuración del Newsletter Connector de onOffice. Encontrarás información y ayuda sobre la configuración y el envío de newsletter en Mailchimp o Brevo (antes Sendinblue) en los respectivos proveedores.
Si se producen errores durante la sincronización de todos los contactos o de contactos individuales, comprueba primero las páginas de estado del servidor de los proveedores:
Mailchimp: https://status.mailchimp.com/
Brevo: https://status.brevo.com/
onOffice: https://onOffice.com/status-news/
Configurar la interfaz
Para conectar onOffice enterprise al servicio deseado mediante el Newsletter Connector, sigue los pasos que se indican a continuación:
- En primer lugar, crea una cuenta con Mailchimp / Brevo, si aún no tiene una.
Notas importantes:- El grupo objetivo en Mailchimp / lista en Brevo se crea automáticamente al activar la interfaz. Aquí es esencial que se llame «onoffice» (¡no onOffice!) para garantizar una transferencia de datos sin problemas.
- La cuenta gratuita de Mailchimp sólo contiene un grupo objetivo. Para asegurarte de que puedes crear un grupo destinatario al configurar Newsletter Connector, comprueba de antemano si está disponible en tu cuenta.
- El Newsletter Connector solo puede reconocer nombres de campos en alemán e inglés (nombre, apellidos, etc.).
- Si ya dispones de una cuenta de usuario, comprueba antes de la sincronización si deseas exportar tus grupos de destinatarios como copia de seguridad. Durante la sincronización, los contactos existentes se actualizan y las posibles etiquetas se transfieren a onOffice enterprise.
- Activa el Newsletter Connector en onOffice Marketplace.
- Accede al Newsletter Connector a través de la barra de menú de onOffice en Marketplace >> Newsletter Connector>> Sincronización de contactos .
- Se abre una ventana emergente. Selecciona el servicio deseado (Mailchimp o Brevo).
- Introduce la clave API de tu cuenta de usuario en el campo «Clave API». Para obtener instrucciones detalladas, haz clic en el enlace situado debajo del campo de entrada. Corto: Puedes encontrar la clave API en tu cuenta Mailchimp en Extras >> Clave API y en tu cuenta Brevo en «SMTP & API» . Sigue las instrucciones de tu proveedor para crear la clave API.
- Utiliza las casillas de verificación para seleccionar las acciones para las que debe crearse una actividad en tus registros de datos. las opciones «Iniciar sesión» y «Cerrar sesión» están preseleccionadas y no pueden anularse. Mailchimp también ofrece las opciones «Delivered» y «Hard Bounce».
- Con Brevo, también puede elegir entre «Delivered», «Open», «Click» y «Hard Bounce».
- Haz clic en «Guardar» y se establecerá la conexión entre onOffice enterprise y tu herramienta de newsletter.
Sincronizar contactos por primera vez
Para poner en funcionamiento el Newsletter Connector, tus contactos deben sincronizarse manualmente una vez. Para ello, inicia el servicio a través de la barra de menú en Marketplace>> Newsletter Connector>> Sincronización de contactos. Se abrirá la ventana emergente que ya conoces. Pulsa el botón «Iniciar sincronización».
El sistema sincroniza ahora todos los contactos cuyo newsletter esté configurado como «Sí». Una vez realizado este proceso, los nuevos contactos o los cambios en los campos de contacto existentes «Saludo», «Nombre», «Apellidos», «Correo electrónico», «Newsletter» y «Etiquetas de la newsletter» (sólo Mailchimp) se sincronizan automáticamente en segundo plano.
Notas importantes
Brevo no puede procesar notificaciones de cambios (inicios y cierres de sesión) durante la sincronización. Asegúrate, por lo tanto, de hacer la sincronización en un momento en que no esperes ningún cambio. Tras la sincronización, comprueba también qué contactos se han actualizado en Brevo durante este periodo.
La sincronización puede tardar algún tiempo en función del número de contactos. La pantalla de la ventana emergente no se actualiza automáticamente. Espera unos minutos antes de actualizar o volver a abrir la ventana emergente.
Tanto Mailchimp como Brevo funcionan con un sistema de colas. En Mailchimp, puedes ver cómo el número de contactos aumenta de forma constante durante la sincronización hasta que el proceso finaliza. Con Brevo, en cambio, todos los contactos pueden tardar hasta 30 minutos en aparecer en tu lista. Por lo tanto, presta atención a las notificaciones en tu cuenta de usuario con ambos proveedores.
Incluso después de una sincronización completa, el número de suscriptores que aparece en la ventana emergente puede diferir ligeramente entre onOffice enterprise y tu herramienta de newsletter. Las posibles causas son:
- Tu proveedor de newsletter rechaza los contactos. Con Mailchimp, este puede ser el caso de los contactos que se eliminaron previamente en lugar de archivarse (para obtener más información en Mailchimp sobre contactos purgados y contactos eliminados).
- Falta autorización de lectura para determinados contactos en onOffice enterprise.
- En onOffice enterprise hay duplicados de correo electrónico, es decir, varios contactos con la misma dirección de correo electrónico. En la herramienta de newsletter, cada contacto de correo electrónico aparece solo una vez.
- Algunos contactos contienen direcciones de correo electrónico no válidas. La sincronización no es posible para las direcciones de correo electrónico no válidas o que faltan.
Seguir leyendo
Después de guardar la clave API, Mailchimp y Brevo crean un webhook que controla la transferencia de cambios a onOffice enterprise. En principio, es posible personalizarlo, pero le recomendamos encarecidamente que no lo hagas.
La razón: Si personalizas incorrectamente la configuración del webhook, es posible que las bajas de la newsletter no se transfieran a onOffice enterprise. Tras otra sincronización completa, un suscriptor dado de baja volvería a recibir una newsletter en la siguiente campaña. Se trata de una infracción legal en virtud del GDPR.
Webhooks en Mailchimp
En Mailchimp puedes encontrar tus webhooks en Público >> Más opciones >> Configuración del público >> Webhooks “Gestionar webhooks” >> Botón “Crear webhook” Se abre una caja de luz con todos los ajustes.
Selecciona las acciones para las que debe realizarse una transferencia a onOffice enterprise. Las opciones incluyen “Suscriptores”, “Bajas”, “Actualizaciones de perfil”, “Correo electrónico depurado”, “Cambio de correo electrónico” y “Envío de campañas”. Para activar y desactivar si se debe crear una actividad en el registro de datos para la acción correspondiente.
Importante:
- Si cambias la URL del webhook, es posible que el servicio deje de funcionar.
- No actives nunca la opción «A través de la API», ya que esto provoca una resincronización de todos los contactos durante la sincronización.
Webhooks en Brevo
En Brevo, puedes encontrar estos ajustes en Configuración >> Contactos >> WebHook >> botón «Acciones» >> «Editar». Se abre una caja de luz en la que puedes realizar los distintos ajustes.
Aquí también tienes la opción de seleccionar las acciones para las que debe realizarse una transferencia a onOffice enterprise. Las opciones son “Spam”, “Aperturas”, “Clic”, “Hard Bounce”, “Cancelar suscripción” y “Soft Bounce”. Al actualizar un contacto, puedes elegir entre “Se añade a una lista”, “Actualizado” y “Eliminado”. Al actualizar un contacto, puedes elegir entre « Se añade a una lista», «Actualizado» y «Eliminado».
Importante:
- Si cambias la URL del webhook, es posible que el servicio deje de funcionar.
Campo especial «Tratamiento/ Saludo»
Mailchimp crea automáticamente saludos como «Estimado señor» y «Estimada señora». La condición para ello es que el campo «Tratamiento/ Saludo» esté activado en la tabla de contactos de Mailchimp.
¿Qué se transfiere?
Sincronización completa a través de la ventana del Newsletter Connector
- onOffice enterprise es siempre el sistema principal para el Newsletter Connector.
- Si realizas una sincronización completa, todos los contactos cuyo campo «Newsletter» contenga el valor «Sí» se transferirán a tu servicio de newsletter.
- Si asignas etiquetas a tus contactos en Mailchimp después de una sincronización completa, éstas se transferirán a onOffice enterprise durante la siguiente sincronización completa. Excepción: La etiqueta «onoffice» no se tiene en cuenta. La transferencia de etiquetas de Mailchimp a onOffice enterprise sólo tiene lugar durante una sincronización completa. Los cambios individuales no se transmiten inmediatamente.
- En Brevo sólo tienes la opción de asignar una etiqueta, que debe ser «onoffice» cuando utilices el Newsletter Connector.
Transfiere los cambios individuales de onOffice enterprise a tu servicio de newsletter.
- El sistema siempre tiene en cuenta todos los cambios en los campos «Saludo», «Nombre», «Apellidos», «Dirección de correo electrónico», «Newsletter» y «Etiqueta de la newsletter» (sólo Mailchimp).
- Si cambias los valores (Sí / No) en el campo «Newsletter», se producirá una Suscripción / Baja en Mailchimp o una Suscripción / Baja en Brevo.
- Puedes controlar las etiquetas de las newsletter a través de onOffice enterprise y transferirlas inmediatamente a Mailchimp. Actívalos o desactívalos. Por favor, no cambies el nombre de las etiquetas en la administración de onOffice, ya que se producirían duplicados
- Importante: Si utilizas el campo de contacto «Privado» y lo activas para un contacto, ésta no podrá sincronizarse.
Transfiere los cambios individuales de tu servicio de newsletter a la onOffice enterprise.
- Básicamente, el Newsletter Connector transfiere todas las suscripciones y cancelaciones de tu newsletter a onOffice enterprise. Independientemente de si lo hace un administrador de Mailchimp o Brevo o el propio suscriptor.
- Si eliminas o archivas un contacto en Mailchimp o Brevo, el sistema establece el estado de la newsletter en onOffice enterprise en «no especificado».
- El Newsletter Connector ignora la función «Archivar todo» de Mailchimp.
- El sistema no transmite los cambios individuales de las etiquetas en Mailchimp a onOffice enterprise. Esto solo ocurre durante un ajuste completo.
- En cuanto se crea un nuevo contacto en Mailchimp o Brevo, se produce una transferencia a onOffice enterprise. Esto también se aplica al registro de un visitante del sitio web, siempre que realices la configuración adecuada en tu herramienta de newsletter. Puedes controlar o evitar esto decidiendo si el nuevo contacto se crea en el grupo de destino «onoffice» o no.
Documentar actividades en onOffice enterprise
- Al entrar y salir, el sistema crea automáticamente una actividad en el registro de datos correspondiente.
- En la configuración del Newsletter Connector en onOffice enterprise, especifica si también se deben crear actividades para otras campañas de newsletter. Son posibles las siguientes:
- Mailchimp:
- «Entregado» – actividad de correo electrónico para cada destinatario que recibe la newsletter
- «Hard Bounce»: el correo no puede entregarse debido a un hard bounce
- Brevo:
- «Entregado» – actividad de correo electrónico para cada destinatario que recibe la newsletter
- «Open» – el destinatario abre la newsletter
- «Click» – el destinatario hace clic en un enlace de la newsletter
- «Hard Bounce»: el correo no puede entregarse debido a un hard bounce
- Mailchimp:
Importante:
El Newsletter Connector no está habilitado para grupos. Esto significa que sólo puedes almacenar una clave API de Mailchimp / Brevo por cada versión de cliente onOffice enterprise. en la configuración del Newsletter Connector. Como resultado, onOffice enterprise también puede contar suscriptores para los que tú, como usuario, puedes no tener autorización de lectura.