Servicios onOffice – Newsletter Connector

Con el Newsletter-Connector puede conectar onOffice enterprise con los conocidos servicios de marketing de newsletter Mailchimp y Sendinblue.
Con ambos servicios puede iniciar y evaluar fácilmente sus campañas de newsletter. Todas los contactos de onOffice que hayan aceptado recibir el newsletter se transfieren a los servicios de newsletter y se crean allí como contactos.
Las instrucciones para los dos servicios se pueden encontrar directamente en Mailchimp y Sendinblue respectivamente. Allí encontrará información detallada sobre la configuración y el envío de campañas de newsletter.

Si se producen errores en la sincronización de todos o algunos contactos, por favor, revise primero las páginas de estado del servidor de los proveedores.

https://status.mailchimp.com/
https://status.brevo.com/
https://status.onoffice.de/

Configuración de la interfaz
Para conectar los servicios de marketing de boletines informativos, proceda del siguiente modo:

1. Cree una cuenta con Mailchimp / Sendinblue.
  Con Mailchimp, el público (grupo de destinatarios) debe llamarse «onoffice» (¡no onOffice!). Si no existe, se crea activando la interfaz en el paso siguiente. El requisito previo para ello es la posibilidad de crear más audiencias. Por favor, compruebe esto. La cuenta gratuita de Mailchimp solo permite una audiencia. Por favor, cámbieles el nombre si es necesario. En Sendinblue, la «lista» también se llamará «onoffice». Además, aquí sólo se admiten nombres de campo en alemán e inglés. (nombre, apellidos, etc.)¿Tiene ya una cuenta de usuario? Después, compruebe por favor a más tardar antes de la sincronización si desea exportar los grupos de destinatarios antes de la sincronización. Durante la sincronización, los contactos existentes se actualizan y las etiquetas se transfieren a onOffice.
2. Activar Newsletter Connector en el Marketplace
3. Acceda al Newsletter Connector a través del menú de onOffice: «Marketplace» >> «Newsletter Connector» >> «Sincronización de contactos» >> «Cambiar configuración
4. Seleccionar servicio (Mailchimp / Brevo)
5. Guarde la clave API del servicio en los ajustes del Newsletter-Connector: En Mailchimp, haga clic en su nombre en la parte inferior izquierda y seleccione «Cuenta >> Extras >> Claves API» para buscar la clave API. En Brevo, haga clic en su nombre en la parte superior derecha, en «SMTP y API». Siga el enlace que aparece debajo del campo de entrada para obtener instrucciones detalladas.

Esto establece la conexión con el servicio.

Nota sobre la sincronización con Brevo: Actualmente, la asignación de campos (nombre, apellidos, etc.) sólo funciona para los idiomas de usuario alemán e inglés.

Sincronización

La sincronización inicial de los contactos se inicia en el Newsletter-Connector a través de «Marketplace > Newsletter Connector > Iniciar sincronización». Se sincronizan todas los contactos cuyo boletín esté configurado como «Sí». A continuación, los cambios en los campos «Saludo», «Nombre», «Apellidos», «Correo electrónico», «Boletín» y «Etiquetas del boletín» se sincronizan automáticamente en segundo plano.

Tenga en cuenta que la sincronización puede tardar cierto tiempo en función del número de los contactos que haya que sincronizar. La visualización en la pantalla emergente no se actualiza automáticamente. Espere unos minutos antes de actualizar o volver a abrir la ventana emergente.

En la propia herramienta del newsletter, también puede ver cómo el número de contactos aumenta constantemente hasta que se han sincronizado todos los contactos.

Nota: el número de suscriptores que se muestra en onOffice y en la herramienta del newsletter en la ventana emergente puede diferir ligeramente incluso después de una sincronización completa.

Posibles causas:

El proveedor del newsletter rechaza los contactos (por ejemplo, Mailchimp: Contactos que antes se borraban en lugar de archivarse. Más información de Mailchimp sobre contactos depurados y contactos eliminados).
Falta autorización de lectura para determinados contactos en onOffice enterprise.
Duplicados de correo electrónico en onOffice enterprise, es decir, varios contactos con la misma dirección de correo electrónico. En la herramienta del newsletter, las direcciones de correo electrónico deben ser únicas.
Validez de las direcciones de correo electrónico. Las direcciones de correo electrónico no válidas o que faltan no pueden sincronizarse.

En la barra de estado inferior encontrará más información sobre el número de duplicados y de direcciones de correo electrónico no válidas, así como más información sobre la última sincronización.

Para más información

En Mailchimp o Brevo, al guardar la clave API, se crea automáticamente un webhook que controla la transferencia de cambios a onOffice.

Mailchimp
El webhook se encuentra en Mailchimp en » Audiencia (menú de la izquierda) > Manage Audience > Settings > Webhooks > Edit“

Aquí puede definir para qué acciones debe realizarse una transferencia a onOffice. Así puede, por ejemplo, desactivar la creación de una actividad de correo electrónico después del envío de un newsletter.

Sin embargo, no cambie manualmente la URL del webhook, de lo contrario el servicio podría dejar de funcionar.

La opción «a través de la API» no debe activarse en ningún caso, ya que de lo contrario se activará una resincronización de todos los contactos durante la sincronización.

Brevo
En Brevo, el webhook puede configurarse en «Campañas > Configuración > Webhook».

Campo especial «Saludo / Titulo»
Los saludos como «Estimado señor» / «Estimada señora», etc. se crean automáticamente en Mailchimp o Sendinblue.
Para ello, el campo «Título» debe hacerse visible en la tabla de contactos de Mailchimp si es necesario.

¿Qué se transfiere?

Sincronización completa a través de la ventana emergente
OnOffice es básicamente el sistema maestro.
En el caso de una sincronización completa, todos los contactos en cuyo campo «Boletín informativo» el valor esté ajustado a «Sí» se transfieren al servicio de boletín informativo.
Si después de una sincronización completa se asignan las llamadas «etiquetas» en Mailchimp, éstas se transfieren a onOffice durante la siguiente sincronización completa. Aquí no se tiene en cuenta la etiqueta «onoffice».
Las etiquetas solo se transfieren durante la sincronización completa, es decir, los cambios individuales en Mailchimp no se transfieren inmediatamente a onOffice.

Esta opción no está disponible en Sendinblue, ya que solo se puede asignar una etiqueta, que debe ser «onoffice».

Transferencia de cambios individuales de onOffice al servicio de newsletter
En general, se consideran los cambios en los campos «Tratamiento», «Nombre», «Apellido», «Dirección de correo electrónico», «Newsletter» y «Etiqueta del newsletter».
Un cambio en los valores (Sí/No) en el campo «Newsletter» resulta en una suscripción / cancelación de suscripción en Mailchimp o en una suscripción / inclusión en la lista negra en Brevo.
Las etiquetas de newsletter se pueden gestionar a través de onOffice. Estos se transfieren inmediatamente a Mailchimp. Las etiquetas pueden activarse y desactivarse.

Transferencia de cambios individuales del servicio de boletines a onOffice
En principio, todas las suscripciones y cancelaciones de boletines se transfieren a onOffice. Esto se aplica a las suscripciones y cancelaciones realizadas por el administrador de Mailchimp o Sendinblue, así como por el propio suscriptor.
Si se elimina o archiva un contacto individual en Mailchimp o Sendinblue, el estado del newsletter en onOffice se establece en «no especificado».
La función «Archivar todo» de Mailchimp es ignorada por Newsletter Connector.
Los cambios de etiquetas individuales no se transfieren. Esto solo ocurre durante un ajuste completo. (Mailchimp)

Si se crean nuevos contactos en Mailchimp o Sendinblue, también se transfieren a onOffice. Esto también puede ocurrir cuando un visitante del sitio web se registra para recibir el boletín. La transferencia a onOffice sólo puede controlarse o evitarse no creando los contactos introducidos por el visitante en la audiencia «onoffice». Esto debe configurarse en la herramienta de newsletter.

Documentación de actividades o cambios en onOffice:

Si se suscribe o cancela la suscripción al newsletter, siempre se crea la actividad correspondiente en onOffice.

Para otras acciones del newsletter, las casillas de verificación de la ventana emergente pueden utilizarse para especificar si las actividades correspondientes deben escribirse en onOffice:

Con Mailchimp «Entregado»: Cuando se envía un newsletter, se crea una actividad de correo electrónico en onOffice para cada destinatario.

Brevo también incluye «Open» (el destinatario abre el newsletter), «Click» (el destinatario hace clic en un enlace del newsletter) y «Hard bounce» (el correo no puede entregarse debido a un rebote duro).

Importante
El conector de boletines aún no está habilitado para grupos (a partir de julio de 2021). Esto significa que solo se puede almacenar una clave API de Mailchimp/Brevo por versión de cliente de onOffice en la configuración del Newsletter-Connector.

Marketplace