onOffice Services – Newsletter Connector

Mit dem Newsletter-Connector können Sie onOffice enterprise an die bekannten Newsletter-Marketingdienste Mailchimp und Brevo anbinden.
Mit beiden Services können Sie bequem Ihre Newsletter-Kampagnen starten und auswerten. Alle Adressen in onOffice, die dem Newsletter-Versand zugestimmt haben, werden zu den Newsletter-Services übertragen und dort als Kontakte angelegt.
Anleitungen für die beiden Services finden Sie direkt bei Mailchimp bzw. Brevo. Dort finden Sie detaillierte Informationen zum Konfigurieren und Versenden von Newsletter-Kampagnen.

Falls Fehler bei der Synchronisation von allen oder einzelnen Kontakten auftreten, prüfen Sie bitte zunächst die Serverstatus-Seiten der Anbieter.

https://status.mailchimp.com/
https://status.brevo.com/
https://status.onoffice.de/

Einrichtung der Schnittstelle
Zur Anbindung der Newsletter-Marketingdienste gehen Sie wie folgt vor:

1. 1. Legen Sie einen Account bei Mailchimp / Sendinblue an.
      Bei Mailchimp muss die Audience (Empfängergruppe) “onoffice” (nicht onOffice!) heißen. Existiert diese nicht, so wird sie durch Aktivierung der Schnittstelle im Folgeschritt angelegt. Voraussetzung hierfür ist die Möglichkeit, weitere Audiences anzulegen. Prüfen Sie dies bitte. Der kostenlose Mailchimp Account erlaubt nur eine Audience. Bitte benennen Sie diese ggf. um. In Sendinblue wird die „Liste“ ebenfalls „onoffice“ heißen. Weiterhin werden hier ausschließlich deutsch- und englischsprachige Feldbezeichnungen unterstützt. (Vorname, Nachname etc.)Haben Sie bereits ein existierendes Benutzerkonto? Dann prüfen Sie bitte spätestens vor der Synchronisation, ob Sie Empfängergruppen vor der Synchronisation exportieren möchten. Bei der Synchronisation werden bestehende Kontakte aktualisiert und Tags an onOffice übertragen.
   2. Newsletter-Connector im Marketplace freischalten
   3. Newsletter-Connector über das onOffice-Menü aufrufen: „Marketplace“ >> „Newsletter Connector“ >> „Adresssynchronisation“ >> „Einstellungen ändern“
   4. Service auswählen (Mailchimp / Brevo)
   5. API-Key des Services in den Einstellungen des Newsletter-Connectors speichern: Klicken Sie bei Mailchimp dazu auf Ihren Namen unten links und wählen „Account >> Extras >> API Keys“, um den API-Key nachzuschauen. Bei Brevo oben rechts auf Ihren Namen unter „SMTP & API“. Folgen Sie dem Link unter dem Eingabefeld für eine detaillierte Anleitung.

Damit ist die Verbindung zum Service hergestellt.

Hinweis zur Synchronisation mit Brevo: Die Zuordnung der Felder (Vorname, Name etc.) funktioniert aktuell nur für die Benutzersprachen Deutsch und Englisch.

Synchronisation

Die erstmalige Synchronisation der Adressen starten Sie im Newsletter-Connector über „Marketplace > Newsletter Connector > Synchronisation starten“. Es werden alle Adressen synchronisiert, deren Newsletter-Einstellung auf „Ja“ steht. Danach werden Änderungen an den Feldern „Anrede“, „Vorname“, „Name“, „E-Mail“, „Newsletter“ und „Newsletter-Tags“ automatisch im Hintergrund synchronisiert.

Bitte beachten Sie, dass die Synchronisation je nach Anzahl der zu synchronisierenden Adressen einige Zeit dauern kann. Die Anzeige im PopUp wird nicht automatisch aktualisiert. Bitte warten Sie einige Minuten bevor Sie das PopUp aktualisieren oder erneut öffnen.

Sie können im Newsletter-Tool selbst ebenfalls nachvollziehen, wie die Anzahl der Kontakt stetig steigt, bis alle Adressen synchronisiert wurden.

Bitte beachten Sie: die angezeigte Anzahl der Abonnenten in onOffice und dem Newsletter-Tool im Popup kann sich auch nach einer kompletten Synchronisation leicht unterscheiden.

Mögliche Ursachen dafür:

• Der Newsletter-Anbieter weist Kontakte ab (Bsp. Mailchimp: Adressen, die zuvor gelöscht anstatt archiviert wurden. Weitere Informationen bei Mailchimp zu bereinigten Kontakten und gelöschten Kontakten).
• Fehlendes Leserecht auf bestimmte Adressen in onOffice enterprise.
• E-Mail-Dubletten in onOffice enterprise, also mehrere Adressen mit der gleichen E-Mail-Adresse. Im Newsletter-Tool müssen die E-Mail-Adressen eindeutig sein.
• Gültigkeit der E-Mail-Adressen. Adressen mit ungültiger oder fehlender E-Mail-Adresse können nicht gesynct werden.

In der Statuszeile darunter finden Sie weitere Informationen zur Anzahl der Dubletten und ungültigen E-Mail-Adressen sowie weitere Informationen zur letzen Synchronisation.

Weiterführende Informationen

In Mailchimp bzw. Brevo wird nach dem Speichern des API-Keys automatisch ein Webhook angelegt, der die Übertragung von Änderungen an onOffice steuert.

Mailchimp
Den Webhook findet man in Mailchimp unter „ Audience (linkes Menü) > Manage Audience > Settings > Webhooks > Edit“

Hier können Sie definieren, bei welchen Aktionen eine Übertragung an onOffice stattfinden soll. So können Sie z.B. deaktivieren, dass eine E-Mailaktivität nach Versenden eines Newsletters angelegt werden soll.

Ändern Sie aber nicht manuell die Webhook-URL, sonst funktioniert der Service evtl. nicht mehr.

Die Option “via the API” darf auf keinen Fall aktiviert werden, da sonst bei der Synchronisation eine Rück-Synchronisation aller Kontakte ausgelöst wird.

Brevo
In Brevo ist der Webhook unter „Kampagnen > Einstellungen > Webhook“ konfigurierbar.

Sonderfeld „Salutation / Anrede“
Anreden wie “Sehr geehrter Herr” / “Sehr geehrte Frau” etc. werden automatisch in Mailchimp bzw. Brevo angelegt.
Dazu muss das Feld “Salutation”  ggf. in der Kontakttabelle von Mailchimp sichtbar geschaltet werden.

Was wird übertragen?

Vollabgleich über das Popup
OnOffice ist grundsätzlich das Master-System.
Bei einer vollständigen Synchronisation werden alle Adressen an den Newsletter-Service übertragen, in deren “Newsletter”-Feld der Wert auf “Ja” steht.
Werden nach einer vollständigen Synchronisation sog. “Tags” in Mailchimp vergeben, werden diese bei der nächsten Vollsynchronisation an onOffice übertragen. Das “onoffice”-Tag wird hierbei nicht berücksichtigt.
Tags werden ausschließlich beim Vollabgleich übertragen, d.h. dass einzelne Änderungen in Mailchimp nicht sofort an onOffice übertragen werden.

In Brevo steht diese Möglichkeit nicht zur Verfügung, da nur ein Tag vergeben werden kann, welches “onoffice” lauten muss.

Übertragung einzelner Änderungen von onOffice an den Newsletter-Service
Grundsätzlich werden Änderungen an den Feldern “Anrede”, “Vorname”, “Nachname”, “E-Mailadresse”, “Newsletter” und “Newsletter-Tag” berücksichtigt.
Eine Änderung der Werte (Ja/Nein) im Feld “Newsletter” führen zu einem Subscribe / Unsubscribe in Mailchimp bzw. zu einem Abonnieren / Blacklisting in Brevo.
Newsletter-Tags können über onOffice gesteuert werden. Diese werden sofort an Mailchimp übertragen. Tags können sowohl aktiviert als auch deaktiviert werden.

Übertragung einzelner Änderungen vom Newsletter-Service an onOffice
Es werden grundsätzlich alle Newsletter An- und Abmeldungen an onOffice übertragen. Dies gilt sowohl für An- und Abmeldungen durch den Mailchimp bzw. Brevo-Administrator als auch durch den Abonnenten selbst.
Wird ein einzelner Kontakt in Mailchimp bzw. Brevo gelöscht oder archiviert, so wird der Newsletter-Status in onOffice auf “keine Angabe” gesetzt.
Die “Archive All”-Funktion von Mailchimp wird vom Newsletter Connector ignoriert.
Einzelne Änderungen der Tags werden nicht übertragen. Dies geschieht ausschließlich bei einem Vollabgleich. (Mailchimp)

Werden neue Kontakte in Mailchimp oder Brevo angelegt, dann werden diese auch an onOffice übertragen. Das kann auch geschehen, wenn ein Website-Besucher sich für den Newsletter registriert. Die Übertragung an onOffice kann nur gesteuert bzw. verhindert werden, indem die vom Besucher selbst eingetragenen Kontakte nicht in der Audience “onoffice” angelegt werden. Das muss im Newsletter-Tool konfiguriert werden.

Dokumentationen von Aktivitäten bzw. Änderungen in onOffice:

Findet eine An- oder Abmeldung des Newsletters statt, wird dafür immer eine entsprechende Aktvitität in onOffice angelegt.

Für andere Newsletter-Aktionen  kann über die Checkxen im Popup festgelegt werden, ob entsprechende Aktivitäten in onOffice geschrieben werden sollen:

Bei Mailchimp „Zugestellt“:  Wird ein Newsletter versendet, wird bei jedem Empfänger eine E-Mail-Aktivität in onOffice angelegt.

Bei Brevo noch zusätzlich „Öffnung“ (Empfänger öffnet den Newsletter), „Klick“ (Empfänger klickt einen Link im Newsletter) und „Hard Bounce“ (Mail kann wegen eines Hard Bounces nicht zugestellt werden).

Wichtig
Der Newsletter Connector ist bisher nicht gruppenfähig (Stand Juli 2021). Das bedeutet, dass nur ein Mailchimp-/ Brevo-API-Key je onOffice-Kundenversion in den Newsletter-Connector-Einstellungen hinterlegt werden kann.