Aktion Entscheidung / Zusammenführung

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Entscheidung Allgemein
Entscheidungen nachträglich einfügen
Manuelle Entscheidung
Entscheidung über E-Mail
Automatische Entscheidung
Zusammenführung

Entscheidung Allgemein

Wenn Sie im Prozessdesigner den Schritt “Entscheidung” einfügen, erscheint folgende Maske:

Start

Sie definieren links oben den Start des Prozessschrittes. Sie haben hier die Auswahl zwischen dem Start „Nach Beendigung des vorherigen“ oder nach „x Tagen nach vorherigen“.

Entscheidung

Der Prozessschritt “Entscheidung” kann als manueller Schritt, manueller Schritt per E-Mail oder automatischer Schritt eingebaut werden. Standardmäßig ist bei “Entscheidung” die manuelle Variante ausgewählt. Die Frage und die Filterwahl unterscheidet sich dabei, die anderen Punkte sind jedoch identisch und werden zuerst besprochen.

Verantwortung

Bei der Verantwortung wählen Sie zwischen dem Prozesssverantwortlichen, dem Betreuer der/des mit dem Prozess verknüpften Immobilie bzw. Adressdatensatzes (Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass eine Immobilie oder ein Adressdatensatz mit dem Prozessschritt verknüpft ist) oder einem direkten Benutzer. Der Prozessschritt ist dann für den entsprechenden Verantwortlichen unter den laufenden Prozessen sichtbar und muss von diesem erledigt werden.
Wenn der Prozessverantwortliche für die Entscheidung ein anderer als der aus dem vorherigen Prozessschritt ist, bekommt der neue Prozessverantwortliche eine E-Mail mit der Frage, die zu entscheiden ist, zugeschickt. In der Mail kann er über die Buttons ‘Ja/Nein’ die Entscheidung treffen. Der Prozess wird dann im entsprechenden Zweig weitergeführt. Der Prozessverantwortliche kann diesen Schritt aber auch außerhalb der Mail unter den ‘Laufenden Prozessen’ ausführen

Deadline

Sie können eine Deadline für die Erledigung dieses Prozessschrittes in Tagen definieren. Wurde der Prozessschritt nach Start nicht innerhalb der gesetzten Frist (angegeben in Tagen) bearbeitet, wird eine E-Mail an den Prozess-Controller gesendet, damit er über den Verzug informiert wird. Die E-Mail-Adresse des Prozess-Controllers hinterlegen Sie in den Prozess-Einstellungen (Schraubenschlüsselsymbol).

Verantwortlichen informieren

Wenn diese Option angehakt ist, wird derjenige, der die Entscheidung treffen soll, per E-Mail über den anstehenden Prozessschritt “Entscheidung treffen” informiert.

Haus- und Adresssymbol

Über diese beiden Symbole entscheiden Sie, auf welche Immobilie bzw. Adresse sich dieser Prozessschritt bezieht. Eventuelle Aktivitäten- / Maklerbucheinträge werden dann in diesen Datensätzen vorgenommen.

Entscheidungen nachträglich einfügen

Sollten Sie in einem Prozess nachträglich eine Entscheidung einfügen wollen, ist dies möglich. Wählen Sie dazu den Punkt, an dem die Entscheidung gesetzt werden soll und fügen Sie diese ein. Die Einstellungen des Entscheidungsschrittes bleiben wie bereits oben beschrieben.
Alle Folgeschritte werden auf dem linken Zweig unter Ja angeordnet. Ein späteres Tauschen von Ja und Nein Zweig ist über den Button in der Entscheidungskachel möglich. Es ist zu beachten, dass die Entscheidung sich nicht vor den Schritten Adresse oder Immobilie zuordnen einfügen lässt.

Manuelle Entscheidung

Für die manuelle Entscheidung achten Sie darauf, dass im Feld Entscheidung auch “Entscheidung” ausgewählt ist (ist grundsätzlich der vorgegebene Standardwert).

Frage
Bei manueller Entscheidung wird dem Bearbeiter des Prozessschrittes die angegebene Frage präsentiert und er muss zwischen “Ja” und “Nein” wählen.

Entscheidung über E-Mail

Mit dieser Option ist es möglich, eine Ja / Nein – Entscheidung in einem Prozess per E-Mail zu treffen. Der Verantwortliche des Prozessschrittes erhält eine E-Mail mit Informationen zum Prozess und der Ja / Nein – Frage, die in der E-Mail beantwortet werden kann. Dann läuft der Prozess im entsprechenden Zweig weiter. Die Entscheidung kann aber auch im laufenden Prozess selber getroffen werden.

Der Link in der E-Mail für die Entscheidung ist 2 Wochen gültig.

Automatische Entscheidung

Die “Automatische Entscheidung” prüft, ob die dem Prozess zugeordnete Adresse oder Immobilie den Filterbedingungen entspricht. Beispiel:

Aals Filter wurde die Objektart “Haus” gewählt. Nun wird geprüft, ob in der Liste der Immobilien mit Objektart “Haus” die im Prozess zugeordnete Immobilie enthalten ist. Das Ergebnis ist dann entweder enthalten (ja) oder eben nicht (nein) – anhand der eingestellten Richtung wird die Entscheidung vom System getroffen.

Wenn Sie bei Entscheidung “Automatische Entscheidung” auswählen, wird statt der “Frage” die Konfiguration für die automatische Entscheidung angezeigt.

Bemerkung

Hier können Sie eine Bemerkung oder Erläuterung zum Filter angeben. Diese wird im Prozessschritt angezeigt.

Modul

Das Modul gibt an, ob ein Adress- oder Immobilienfilter für die Entscheidung genutzt werden sollen. Die Auswahlmöglichkeiten richten sich nach der vorhandenen Immobilien- bzw. Adresszuordnung des Prozesses. Es ist immer nur ein Modul für die Entscheidung auswählbar.

Filter

Hier geben Sie den Filter als Entscheidungsgrundlage an. Filter, die eine Benutzer- oder Gruppenzuordnung prüfen (Beispiel, Betreuer ist in der Gruppe “Köln”), können nicht ausgewählt werden. Abgesehen davon kann hier jeder in den Modulen vorhandene Filter (Adressfilter oder Immobilienfilter ) genutzt werden.

Adressfilter bei Entscheidung

Nach der Auswahl des Filters wird dieser in der Prozessvorlage gespeichert. Über das Mülleimer-Symbol kann der ausgewählte Filter gelöscht und danach ein anderer Filter gewählt werden.

Hinweis:
Bitte beachten Sie: Die Filter werden in die Prozessvorlage kopiert. Änderungen der Filter über den Filtereditor (Adressfilter oder Immobilienfilter ) werden von dem Prozess NICHT berücksichtigt. Wenn der Filter geändert wird, müssen Sie diesen in der Prozessvorlage löschen und noch einmal neu hinzufügen, damit die Änderungen übernommen werden.

Entscheidung

Hier geben Sie an, ob das Erfüllen der Filterbedingung über den “Ja-Zweig” oder über den “Nein-Zweig” gehen soll.

Zusammenführung

Nach der Entscheidung sind zwei Äste für den weiteren Prozessverlauf vorhanden. Wenn sich die Äste nur in den Schritten unmittelbar nach der Entscheidung unterscheiden, können die beiden Stränge über den Prozessschritt “Zusammenführung” wiedervereinigt werden, damit die weiteren Schritte nur einmal angelegt werden müssen.

Beim Einfügen des Schrittes “Zusammenführung”, erscheint folgende Maske:

Äste einer Entscheidung können nur zusammengefasst werden, eine Verschachtelung ist nicht möglich.