Aktion Aufgabe

Prozessschritt Aufgabe anlegen

Durch Anklicken der Aktion “Aufgabe” erscheint folgende Maske:

Folgende Eingabemöglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Start

Sie definieren links oben den Start des Prozessschrittes. Sie haben hier die Auswahl zwischen dem Start “Nach Beendigung des vorherigen” oder nach “x Tagen nach vorherigen”.

Verantwortung

Bei der Verantwortung wählen Sie zwischen dem Prozessverantwortlichen, dem Betreuer der mit dem Prozess verknüpften Immobilie bzw. Adressdatensatzes (Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass eine Immobilie oder ein Adressdatensatz mit dem Prozessschritt verknüpft ist) oder einem direkten Benutzer. Die Aufgabe wird dann nach dem Start des Prozesses dem entsprechenden Benutzer zugewiesen und dieser sieht dann die Aufgabe in seiner Aufgabenliste.
Der “Bearbeiter” ist dabei der Startbearbeiter und wird nur bei der Aufgabenerstellung berücksichtigt.

Deadline

Sie können eine Deadline für die Erledigung dieses Prozessschrittes in Tagen definieren. Wurde der Prozessschritt nach dem Start nicht innerhalb der gesetzten Frist (angegeben in Tagen) bearbeitet, wird eine E-Mail an den Prozess-Controller gesendet, damit er über den Verzug informiert wird. Die E-Mail-Adresse des Prozess-Controllers kann in den Prozess-Einstellungen (Schraubenschlüssel-Symbol) eingetragen werden.

Dateiupload

Über den Dateiupload laden Sie Dokumente, Bilder etc. hoch, die wichtig für diesen Prozessschritt sind. Diese werden dann an die erstellte Aufgabe angehängt.

Betreff

Dies ist der Betreff der Aufgabe.

Aufgabenbeschreibung

Hier beschreiben Sie, was genau in diesem Prozessschritt erledigt werden soll.

Haus- und Adresssymbol

Über diese beiden Symbole entscheiden Sie, auf welche Immobilie bzw. Adresse sich dieser Prozessschritt bezieht. Eventuelle Aktivitäten- / Maklerbucheinträge werden dann in diesen Datensätzen vorgenommen.

Bitte denken Sie daran, der nächste Prozessschritt wird erst gestartet, wenn die Aufgabe erledigt wurde.

Prozessschritt Aufgabe ändern

Der Prozessschritt für die Bearbeitung der Aufgabe erscheint bei dem Benutzer, der als “Start-Bearbeiter” angegeben ist. Die Aufgabe kann jedoch danach einem anderen Bearbeiter / Verantwortlichen zugeordnet werden. Damit der Prozessschritt immer beim zuständigen Aufgabenbearbeiter erscheint, werden Änderungen synchronisiert. Dabei wird ein Wechsel des Bearbeiters der Aufgabe als Änderung des Verantwortlichen im Prozessschritt hinterlegt und umgekehrt wird eine Änderung des Prozessverantwortlichen im Prozessmanager auf die Aufgabe übertragen.