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Comunicación con los clientes
Carta
Puede crear cartas en los contactos y propiedades a través de la barra de acciones, mediante . En el listado de propiedades y contactos, también se pueden escribir cartas directamente a varios destinatarios mediante la barra de acciones . Los registros de datos de contactos o propiedades se vinculan en consecuencia. Además, hay otros lugares donde se encuentra la opción «Crear carta» o «Crear documento de Word».
Un caso especial son las cartas generadas desde la lista de resultados de búsqueda de inmuebless (contactos / propiedades); las cartas creadas a través de las acciones de lista ya están vinculadas con la propiedad y el contacto.
En Enterprise, el término «cartas» incluye tanto documentos generados con Word como cartas y formularios en formato PDF. Todas ellas se crean juntas a través del diálogo de cartas (la ventana emergente «Crear carta»).
El diálogo de cartas incluye pestañas similares a las del diálogo diálogo de correo electrónico y también muestra en la parte inferior el número de contactos, propiedades y archivos adjuntos vinculados.
Las cartas se dirigen a «contactos» como destinatarios, pero a menudo están relacionadas con inmuebles. Por lo tanto, se pueden hacer enlaces a ambos y así también utilizar valores de contactos y propiedades a través de macros. Como es habitual en enterprise, el registro desde el cual se creó la carta ya está vinculado. Puede añadir más si lo desea.
Se pueden utilizar plantillas y macros para crear cartas de forma rápida y sencilla.
La creación de cartas se anota en las actividades de los registros de contactos y propiedades asignadas. Si se ha definido una característica en la administración de plantillas, también se establece. Las cartas creadas pueden editarse a través de las actividades.
Las cartas dirigidas a varios destinatarios se crean como cartas en serie y pueden ser ordenadas por código postal o nombre.
Las cartas en Word son el formato clásico de carta que usted conoce de su trabajo diario. Las plantillas para cartas se crean en la gestión de plantillas.
Las entradas de actividades se registran como tipo de acción «Carta» con tipo de acción «Salida» y característica de acción «Carta Word».
Las cartas como documentos de Word pueden crearse en los contactos y propiedades, así como en los listados a través de la barra de acciones, por ejemplo con . Se abrirá la ventana emergente «Crear carta».
Por favor, seleccione «plantilla de Word» como formato y luego la plantilla deseada.
Si se ha almacenado una nota para la plantilla seleccionada, se muestra en una ventana de notas.
No se puede cambiar el contenido de la carta en los documentos de Word en el propio diálogo de la carta. La carta creada se descarga al final y se edita en MS-Office Word.
Aquí se vincula al destinatario o destinatarios de la carta. Escriba el principio del nombre en el campo «Búsqueda rápida», onOffice enterprise buscará las entradas que coincidan en la base de datos de contactos y las sugerirá. Se muestran el tipo de contacto y el responsable.
Si no conoce el nombre con exactitud, puede buscar contactos a través de «vincular contacto». Puede realizar una búsqueda detallada, añadir listas enteras de contactos con listas de trabajo / filtros o añadir contactos de propietarios, clientes potenciales, compradores / inquilinos a un inmueble vinculado.
En la lista de contactos mostrados, puede utilizar la marca de verificación para determinar cuáles deben incluirse en la lista de destinatarios.
Nota:
Por favor tenga en cuenta que al vincular inmuebles:
- No se pueden utilizar macros relacionadas con referente inmobiliario. Utilice textos de redacción libre.
- Sólo los clientes potenciales asignados manualmente de los inmuebles se leen como «clientes potenciales en los inmuebles seleccionados».
Aquí se vinculan los inmuebles. Por ejemplo, escriba el principio del archivo adjunto. N°.Inm. en el campo «Búsqueda rápida», onOffice enterprise buscará las entradas adecuadas y las sugerirá.
Puede buscar propiedades a través de «vincular inmuebles». Puede realizar una búsqueda detallada o añadir listas enteras de propiedades con listas de trabajo / filtros.
En la lista de propiedades que se muestra, puede marcar la casilla para determinar cuáles deben incluirse en la lista de destinatarios.
Aquí tiene la opción de añadir exposés, archivos de registros de contactos/inmuebles ya vinculados o de su propio ordenador.
Los exposés se generan como archivos adjuntos para cada inmueble vinculado.
Aquí se pueden hacer más ajustes:
- Puede establecer un reenvío para los destinatarios.
- Proporcione un texto de comentario individual para las actividades.
- La creación de entradas de actividades puede ser controlada, a menos que exista un valor predeterminado general, «Contabilizar la creación de cartas en el diario del agente».
- Si ha vinculado uno o varios exposés a la carta en PDF, puede utilizar la opción ‘Exposé y carta de presentación’ para decidir si quiere que se editen en documentos separados o en un solo documento.
- En el caso de una carta a varios destinatarios / cartas en serie, puede especificar si las cartas deben crearse sin clasificar o clasificadas (apellido o código postal).
Una vez que el texto y todos los archivos adjuntos, etc., están en su sitio, se puede crear la carta. Para facilitar el control, el número de destinatarios vinculados, las propiedades y los archivos adjuntos se muestran en la parte inferior de la ventana emergente junto a los iconos. Haga clic en ‘Crear carta’ para crear el documento y ponerlo a disposición para su descarga.
En el caso de las cartas de Word, se crea un archivo zip con todos los documentos y archivos adjuntos y el documento de Word y los archivos adjuntos aparecen como archivos individuales para su descarga.
Las cartas PDF son cartas similares a las «anteriores» cartas de Word, pero ofrecen algunas ventajas y funcionalidades adicionales.
Las cartas en PDF pueden crearse mucho más fácilmente de acuerdo con la norma DIN 5008 utilizando una plantilla.
La carta en PDF también puede enviarse directamente como archivo adjunto a un correo electrónico (véase Vista previa / Crear correo electrónico / carta). Si no puede seguir escribiendo una carta, también puede guardarla como borrador.
Las plantillas de cartas en PDF suelen crearse en la gestión de plantillas . En este caso, no todas las áreas son editables, sino solo los «campos» señalados en la plantilla.
A diferencia de las cartas de Word, las cartas terminadas se pueden guardar directamente desde el diálogo de cartas como plantilla (pestaña Carta).
Las entradas de actividad se crean como tipo de acción «Carta PDF» con tipo de acción «Bandeja de salida» o «Crear archivo adjunto de correo electrónico» y característica de acción «Carta PDF».
Las cartas PDF pueden crearse en los contactos y propiedades, así como en los listados a través de la barra de acciones, por ejemplo con . Se abre la ventana emergente «Crear carta».
Por favor, seleccione «plantilla de carta en PDF» como formato y luego la plantilla deseada.
Si se ha almacenado una nota para la plantilla seleccionada, se muestra en una ventana de notas.
En el caso de las cartas en PDF, el contenido puede crearse o modificarse directamente en el diálogo de la carta.
Dependiendo de la plantilla de carta en PDF, aparecen uno o más cuadros de texto. En los cuadros de texto se puede adaptar el texto existente o introducir el propio. Para ello se pueden utilizar las fórmulas preparadas de los módulos de texto 
. Si introduce mucho texto, se crea automáticamente una segunda página.
También puede adaptar el formato del texto a su gusto, en la barra de menú situada encima de cada cuadro de texto encontrará los comandos correspondientes. Esto funciona de la misma manera que escribir correos electrónicos con los iconos del CKEditor.
A través de «Crear vista previa» puede descargar el estado actual de la carta en PDF para su visualización. Si quiere seguir escribiendo la carta en otro momento, puede guardar la carta como borrador.
Puede crear una nueva plantilla haciendo clic en el icono de guardar 
junto al nombre de la plantilla. Si tiene el derecho de usuario para cambiar las plantillas, también puede cambiar la plantilla existente.
Aquí se vincula al destinatario o destinatarios de la carta. Escriba el principio del nombre en el campo «Búsqueda rápida», onOffice enterprise buscará las entradas que coincidan en la base de datos de contactos y las sugerirá. Se muestra el tipo de contacto y el responsable
Si no conoce el nombre del destinatario con exactitud, puede buscar los contactos a través de «Vincular contactos». Puede realizar una búsqueda detallada, añadir listas enteras de contactos con listas de trabajo / filtros o añadir contactos de propietarios, clientes potenciales, compradores / inquilinos a un inmueble vinculado.
En la lista de contactos mostrados, puede marcar la casilla para determinar cuáles deben incluirse en la lista de destinatarios.
Nota:
Por favor tenga en cuenta que al vincular inmuebles:
- No se pueden utilizar macros relacionadas con referente inmobiliario. Utilice textos de redacción libre.
- Sólo los clientes potenciales asignados manualmente de los inmuebles se leen como «clientes potenciales en los inmuebles seleccionados».
La vinculación de los inmuebles funciona en consecuencia.
Aquí tiene la opción de añadir exposés, archivos de registros de contactos/inmuebles ya vinculados o de su propio ordenador.
Los exposés se generan como archivos adjuntos para cada inmueble vinculado.
Aquí se pueden hacer más ajustes:
- Puede establecer un reenvío para los destinatarios.
- Proporcione un texto de comentario individual para las actividades.
- La creación de entradas de actividades puede ser controlada, a menos que exista un valor predeterminado general, «Registro de creación de cartas en el diario del agente».
- Si ha vinculado uno o varios exposés a la carta en PDF, puede utilizar la opción ‘Exposé y carta de presentación’ para decidir si quiere que se editen en documentos separados o en un solo documento.
- En el caso de una carta a varios destinatarios / carta en serie, puede especificar si las cartas deben crearse sin clasificar o clasificadas (apellido o código postal).
Una vez que el texto y todos los archivos adjuntos, etc., están en su sitio, se puede crear la carta. Para facilitar el control, el número de destinatarios vinculados, las propiedades y los archivos adjuntos se muestran en la parte inferior de la ventana emergente junto a los iconos. Junto a él están los botones de «Vista previa», «Enviar como correo electrónico» y «Crear carta».
- Vista previa; La vista previa también crea un documento PDF, pero sólo para el primer registro de contactos añadido – no tiene que ser el primero en la vista de lista.
- Enviar como correo electrónico; Esto transfiere la carta actual en PDF como un archivo adjunto al diálogo de correo electrónico. Los inmuebles y contactos vinculados también se transfieren (como destinatarios separados).
No se sustituyen los macros durante la transferencia; los macros sólo se sustituyen en los documentos PDF adjuntos cuando se envía el correo electrónico.
Crear carta: El botón «Crear carta» crea la carta en PDF para todos los destinatarios y, si se selecciona, también añade los archivos adjuntos y los archivos del exposé y los pone a disposición para su descarga.
Se crea un archivo zip con todos los documentos y archivos adjuntos y la carta en PDF y los anexos aparecen como archivos individuales para su descarga.
Puede utilizar formularios PDF para rellenar campos de formulario con contactos y propiedades vinculadas. Las plantillas se crean en la gestión de plantillas .
Además, los formularios PDF también pueden enviarse directamente como archivo adjunto por correo electrónico (véase Crear vista previa / correo electrónico / PDF).
Las entradas de actividad se crean como tipo de acción «Carta PDF» con tipo de acción «Bandeja de salida» o «Crear archivo adjunto de correo electrónico» y característica de acción «Formulario PDF».
Los formularios PDF pueden crearse en las fichas de contactos y propiedades, así como en los listados a través de la barra de acciones, por ejemplo con Se abre la ventana emergente «Crear carta».
Por favor, seleccione «Formulario PDF» como formato y luego la plantilla deseada.
Si se ha almacenado una nota para la plantilla seleccionada, se muestra en una ventana de notas.
En el caso de los formularios PDF, no se puede modificar manualmente ningún texto/campo.
Aquí se vincula al destinatario o destinatarios de la carta. Escriba el principio del nombre en el campo «Búsqueda rápida», onOffice enterprise buscará las entradas que coincidan en la base de datos de contactos y las sugerirá. Se muestran el tipo de contacto y el responsable.
Si no conoce el nombre del destinatario con exactitud, puede buscar los contactos a través de «Vincular contactos». Puede realizar una búsqueda detallada, añadir listas enteras de direcciones con listas de trabajo / filtros o añadir contactos de propietarios, clientes potenciales, compradores / inquilinos a un inmueble vinculado.
En la lista de contactos mostrados, puedemarcar la casilla para determinar cuáles deben incluirse en la lista de destinatarios.
Nota:
Por favor tenga en cuenta que al vincular inmuebles:
- No se pueden utilizar macros relacionadas con referente inmobiliario. Utilice textos de redacción libre.
- Sólo los clientes potenciales asignados manualmente de los inmuebles se leen como «clientes potenciales en los inmuebles seleccionados».
La vinculación de los inmuebles funciona en consecuencia.
Aquí tiene la opción de añadir exposés, archivos de registros de contactos/inmuebles ya vinculados o de su propio ordenador.
Los exposés se generan como archivos adjuntos para cada inmueble vinculado.
Aquí se pueden hacer más ajustes:
- Puede establecer un reenvío para los destinatarios.
- Proporcione un texto de comentario individual para las actividades.
- La creación de entradas de actividades puede ser controlada, a menos que exista un valor predeterminado general, «Registro de creación de cartas en el diario del agente».
- En el caso de una carta a varios destinatarios / carta en serie, puede especificar si las cartas deben crearse sin clasificar o clasificadas (apellido o código postal).
Una vez que el texto y todos los archivos adjuntos, etc., están en su sitio, se puede crear la carta. Para facilitar el control, el número de destinatarios vinculados, las propiedades y los archivos adjuntos se muestran en la parte inferior de la ventana emergente junto a los iconos. Junto a él están los botones de «Vista previa», «Enviar como correo electrónico» y «Crear carta».
- Vista previa: Generar vista previa: La vista previa también crea un documento PDF, pero sólo para el primer registro de contactos añadido – no tiene que ser el primero en la vista de lista.
- Enviar como correo electrónico: Esto transfiere el formulario PDF actual como un archivo adjunto al diálogo de correo electrónico. Los inmuebles y contactos vinculados también se transfieren (como destinatarios separados).
No se sustituyen los macros durante la transferencia; los macros sólo se sustituyen en los documentos PDF adjuntos cuando se envía el correo electrónico. - Crear PDF: El botón «Crear carta» crea la carta en PDF para todos los destinatarios y, si se selecciona, también añade los archivos adjuntos y los archivos del exposé y los pone a disposición para su descarga.
Se crea un archivo zip con todos los documentos y archivos adjuntos y la carta en PDF y los archivos adjuntos aparecen como archivos individuales para su descarga.