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HiNoa Cowork – Persönliche Assistenz

Beschreibung

Persönliche KI-Assistenz für jeden im Team.

Noa Cowork ist ein KI-Assistent, den jede und jeder im Team per Telefon anrufen kann. Sie sagen, was zu tun ist – Noa erledigt es direkt in onOffice, einschließlich Kalender- und E-Mail-Aktionen.

Ein Beispiel: Nach einer Besichtigung rufen Sie Noa aus dem Auto an:

„Schick Herrn Albrecht das Exposé zur Lindenstraße 12, trag die Aktivität ein und leg eine Aufgabe für Freitag an.“

Bevor Sie zurück im Büro sind, wurde die E-Mail versendet, die Aktivität beim Kontakt und beim Objekt dokumentiert und die Aufgabe angelegt.

Was Noa beispielsweise übernimmt:

  • E-Mails verfassen und versenden – inklusive Vorlagen, Exposés und Dateien aus onOffice
  • Aktivitäten, Aufgaben und Wiedervorlagen anlegen
  • Kalender verwalten und Termineinladungen versenden
  • CRM-Pflege übernehmen, zum Beispiel Kontakte, Aktivitäten und Einträge im Maklerbuch

Sie behalten jederzeit die Kontrolle: Sie legen fest, welche Aktionen automatisch ausgeführt werden und an welchen Stellen eine Freigabe erforderlich ist – beispielsweise vor dem externen Versand einer E-Mail.

Anrufe bei Noa werden individuell authentifiziert und jede ausgeführte Aktion ist im CRM nachvollziehbar.

Noa Cowork ist für Immobilienunternehmen vorkonfiguriert, DSGVO-konform und ohne aufwendiges IT-Projekt innerhalb weniger Minuten einsatzbereit.

Aktivierung

Aktivieren Sie HiNoa ganz einfach hier im Marketplace.

Einrichtung und erste Schritte

Diese Anleitung führt Sie in wenigen Minuten durch die vollständige Einrichtung von Noa Cowork in onOffice. Sie benötigen kein IT-Projekt und keine technischen Vorkenntnisse.

Schritt 1 – Noa Cowork öffnen

Noa Cowork erreichen Sie über das globale Marketplace-Menü in der oberen Navigationsleiste von onOffice.

  1. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Marketplace“.
  2. Wählen Sie <„Noa Cowork“> aus.
HiNoa Bild1

Schritt 2 – Anzahl der Nutzer auswählen

Beim ersten Öffnen erscheint die Lizenz-Seite.

  1. Wählen Sie die Anzahl der Noa Cowork Nutzer für Ihr Unternehmen aus. Ein Mitarbeiter ist ein Nutzer.
  2. Bestätigen Sie die Auswahl in onOffice.
HiNoa Bild2

Welche Lizenz passt? Noa Cowork wird pro Nutzer abgerechnet, das Gesprächskontingent teilen sich alle Nutzer Ihres Accounts.

Schritt 3 – Onboarding: Telefonnummer hinterlegen

Nach der Lizenz-Auswahl startet automatisch ein kurzer Onboarding-Prozess, wenn Sie Noa Cowork erstmals öffnen. Die folgenden Einstellungen können später jederzeit in den Einstellungen (Schritt 8) angepasst werden. Dort können Sie später auch weitere Telefonnummer ergänzen.

Im ersten Schritt hinterlegen Sie die Rufnummer, von der aus Sie Noa anrufen werden. Anhand dieser Nummer erkennt Noa, wer anruft.

  1. Tragen Sie Ihre Rufnummer  im internationalen Format ein, zum Beispiel +4915112345678.
  2. Klicken Sie auf „Weiter“.
HiNoa Bild3

Wichtig: Hinterlegen Sie ausschließlich Rufnummern, die Sie selbst nutzen. Anrufe von nicht hinterlegten Nummern ordnet Noa nicht Ihrem Benutzerkonto zu. Sorgen Sie außerdem dafür, dass Ihre Rufnummer beim Anruf übertragen wird. Bei unterdrückter Rufnummer kann Noa Sie nicht erkennen.

Schritt 4 – Onboarding: Absender-E-Mail festlegen (optional)

Nun können Sie festlegen, von welcher Adresse Noa E-Mails versendet. Dieses Feld ist standardmäßig mit der E-Mail-Adresse Ihres onOffice Benutzerkontos vorbelegt.

  1. Übernehmen Sie die vorbelegte Adresse oder tragen Sie eine alternative Adresse ein.
  2. Klicken Sie auf „Weiter“.

Voraussetzung: Die eingetragene Adresse muss in Ihrem onOffice E-Mail-Menü verfügbar sein und Sie müssen für den Versand über diese Adresse in onOffice berechtigt sein. Andernfalls schlägt der Versand fehl.

Schritt 5 – Onboarding: Noa-Nummer als Kontakt speichern und Testanruf

Jetzt aktivieren Sie den Assistenten und lassen sich Ihre Noa-Nummer und persönliche PIN erzeugen, über die Sie Ihren Assistenten erreichen können. 

  1. Speichern Sie die vollständige Zeichenfolge, die Ihnen angezeigt wird, als Kontakt in Ihrem Telefon, z.B. unter dem Namen „Noa Cowork“. Danach genügt ein Tippen auf den Kontakt: Nummer, Wählpause und PIN werden automatisch gewählt und Sie müssen die PIN nie manuell eingeben.
  2. Rufen Sie Ihre Noa-Nummer an und prüfen Sie, dass Noa Sie begrüßt.
  3. Klicken Sie auf “Abschließen”.
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Wichtig: Übernehmen Sie das Komma und die Raute exakt so, wie sie angezeigt werden. Fehlt ein Zeichen, wird die PIN nicht übertragen und der Anruf wird nicht Ihrem Benutzer zugeordnet.
Wenn Sie den Kontakt anrufen, hören Sie nach dem Verbindungsaufbau kurz die Tonfolge, mit der Ihr Telefon die PIN überträgt. Das ist der normale Ablauf und dauert etwa eine Sekunde. Danach meldet sich Noa.

Schritt 6 – E-Mail-Versand testen (optional)

Prüfen Sie einmalig, ob Noa über die korrekte Adresse versendet.

  1. Legen Sie sich selbst in onOffice als Adresse an, sofern noch nicht vorhanden.
  2. Rufen Sie Noa an und beauftragen Sie eine Test-E-Mail an sich selbst, z.B.: „Sende mir eine Test-E-Mail.“
  3. Prüfen Sie im Posteingang, ob die E-Mail eingegangen ist und ob die Absenderadresse korrekt ist.

Falls die Absenderadresse abweicht: Passen Sie die Absenderadresse in den Einstellungen von Noa Cowork an (Schritt 8) und wiederholen Sie den Test.

Schritt 7 – Einstellungen prüfen und anpassen (optional)

Sie haben die Einrichtung erfolgreich abgeschlossen. In den Einstellungen von Noa Cowork können Sie Ihre Konfiguration jederzeit anpassen.

Telefonnummern
Ihre im Onboarding hinterlegten Rufnummern sind hier vorausgefüllt. Sie können sie ändern oder weitere Nummern ergänzen.

Absender-E-Mail
Die im Onboarding gewählte Absenderadresse ist hier hinterlegt und kann angepasst werden. Prüfen Sie nach einer Änderung erneut den Versand (Schritt 8).

Individuelle Anweisungen für Noa Cowork
Unter „Skills“ können Sie einzelne Fähigkeiten von Noa Cowork um individuelle Anweisungen ergänzen. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ und ergänzen Sie Ihre Anweisungen für Noa z.B. als Stichpunkte.

  • Beispiel: „Verwende für alle E-Mails unser Standard-Template, es sei denn ich bitte dich darum, ein anderes zu nutzen.“
  • Beispiel: „Schreibe Aktivitäten immer stichpunktartig in onOffice.“
  • Beispiel: „Trage Besichtigungstermine immer mit 45 Minuten Dauer ein.“
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Unterstützung
Bei Fragen zur Einrichtung erreichen Sie uns jederzeit unter support@hinoa.de.

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